Es gibt einiges in der Familie zu organisieren:

• Einzelne Aufgaben müssen aufgeschrieben
• und einzelnen Personen zugeteilt werden.
• Der Status der Aufgabe muss anpassbar sein.
• Notizen müssen hinterlegt werden können.
• Mehrere Personen müssen Zugriff auf dieselben Daten haben und diese bearbeiten können.
• Alle Personen haben iPhones, einzelne zusätzlich einen Mac oder PC
• Zugriff über Web ist OK wenn es am kleinen Touchdisplay funktioniert, ansonsten ist eine App erforderlich.

Klingt, als sollte das im Jahr 2024 einfach zu lösen sein, richtig? Ha ha! bigsmile

Chat – Signal

Wir haben einen Familien-Chat und ja, da kann man natürlich Dinge reinschreiben. Das eskaliert aber schnell bei mehr als 3 Dingen die parallel laufen müssen und man findet nichts wieder, schon gar nicht, wer was fertig gemacht hat oder auch nicht. Ist naheliegend – Ein Chat taugt für so etwas nicht

Apple Notizen

Man kann eine Notiz mit anderen teilen und diese Personen können dann auch editieren. In der Notiz wiederum kann man sich Überschriften anlegen wie man möchte und auch Todo-Listen anlegen die auch eingerückt sein können.

Das kommt der Sache schon sehr nahe!

Der Haken: Man kann einfach frei irgendwo hinschreiben. Schnell werden Aufgaben für eine andere Person erfasst (die Idee war: Eine Hauptüberschrift pro Person und darin dann die Todo-Listen). Texte werden irgendwie, irgendwo hin ergänzt und wenn eine Aufgabe auf externe Ämter wartet, müssen Aufgaben mit Copy/Paste umher kopiert werden damit klar ist, wie der Status gerade ist.

Im Prinzip funktioniert das … Es ist schnell unübersichtlich oder verwirrend … oder kann es zumindest werden

Apple Erinnerungen – Kanban

Mit den Apple-Erinnerungen kann man es machen wie mit einer Notiz – Eine Liste kann mit anderen geteilt werden. Gut.

Seit iOS 17 kann man auch eine Kanban-Ansicht aktivieren. Sehr gut! So kann man Aufgaben in verschiedene Spalten schieben und sieht z.B. was zu tun ist, was in Arbeit ist, was auf jemanden wartet und was erledigt ist. Dabei können Aufgaben Titel und Notizen haben und vermutlich können sie einzelnen Personen zugewiesen werden.

Der Haken weshalb ich das nicht weiter getestet habe: Erst ab iOS 17 ist das möglich – Es gibt aber Personen mit älteren Geräten und Systemen. Am Mac geht das erst ab macOS Sonoma und unter Windows gar nicht. Die iCloud-Webansicht kann es auch nicht. Schade.

Workflowy

Workflowy.com ist ein toller Dienst und kostenlos bereits sehr mächtig. Es ist im Grund ein Outliner der sehr flexibel ist und man kann auch hier eine Kanban-Ansicht einrichten mit eigenen Spalten. Man hat ein Dokument und kann sich auf dem Root einfach eine Outline schreiben. Jeder einzelne Knoten kann wiederum beliebig tief werden und jeden Knoten kann man mit anderen freigeben – also einfach einen “Familien Orga”-Knoten angelegt und den könnte man freigeben und als Kanban formatieren. Gut.

Ich konnte Aufgaben anlegen, über #-Tags oder @-Personen Links konnte ich diese zuweisen. Die Tags fand ich hier besser, weil ich sie farblich kennzeichnen und besser danach filtern konnte. Titel der Notizen kann man auch z.B. Fett formatieren oder Farben geben, man kann Notizen dazu schreiben die zusammengeklappt werden um Platz zu sparen und man kann Unteraufgaben eintragen indem man eine Aufgabe mit dem Punk-Symbol öffnet und einfach weitere Outline-Einträge dazu erfasst.

Im Grunde die perfekte Lösung zumal sie nichts kostet.

Aber … Der Teufel steckt im Detail: Karten verschieben – egal ob im Browser am desktop oder am iPhone… Ja, das geht, aber wenn man innerhalb einer Spalte die Karte rauf / runter verschiebt mit der Maus, dann landet sie fast immer INNERHALB einer anderen Aufgabe … Das ist cool, dass das geht … will ich aber nicht und weiß schon jetzt: Das führt zu Chaos und Frust! Fehlbedienung ist vorprogrammiert.

Für Nerds wie mich mag das kleinlich klingen… Für Menschen mit Erfahrung mit Usern ist das ziemlich sicher nachvollziehbar wink

Nextcloud – Deck

Nextcloud ist ein OpenSource-Projekt um eine persönliche Cloud mit allen möglichen Daten vorzuhalten. Als App dafür gibt es Deck, eine Kanban-Lösung. Ich habe Nextcloud auf meinem Webspace installiert und Deck eingerichtet.

Spalten angelegt, Karten angelegt … da ist mir direkt das erste Ding aufgefallen, komme ich gleich dazu… Ich konnte Karten einzelnen Personen zuweisen und auch Tags aus einer Liste wählen, die ich selbst pflegen konnte. Die Tags konnten auch Farben haben.

Tja. Was ist mir aufgefallen?

Mit Klick auf ein +-Symbol ganz oben an der Spalte legt man eine neue Aufgabe an – Eine Tastaturbedienung für die Neuanlage habe ich nicht gesehen. Der Editor erscheint dann ganz oben in der Spalte. Ich tippe den Titel der Karte und drücke ENTER. Weg ist sie … Die neue Karte wird in der Spalte dann ganz nach unten sortiert aber der Browser scrollt dort nicht hin. Das ist praktisch wenn man am Stück 5 Karten erfassen möchte… möchte ich aber eine Karte erfassen und DIREKT einen oder mehrere Tags eintragen und eine Person zuweisen, dann geht das nicht…

Ich musste also nach unten scrollen, die Karte markieren, über das 3-Punkte-Menü oder mit ENTER die Eigenschaften öffnen, per Klick die Liste der Tags öffnen um eines zu wählen und per Klick oder ESC die Liste schließen, dann per Klick die Personen-Liste öffnen um eine zu wählen … Notizen konnte ich hier dann auch erfassen, auch weitere Todo-Punkte, die dann auf der Karte auch gezählt werden, sehr gut.

Insgesamt also eine etwas fummelige Erfassung… aber na gut.

Dann bin ich ans iPhone und habe mich mit Safari auf die Nextcloud verbunden, das Deck geöffnet und … nanu?

• Das linke Seitenpanel nimmt den Platz weg, also schließen. Geht. Gut.
• Jetzt sehe ich die Spalten… zumindest die erste und ein Stück der zweiten… also mal horizontal scrollen… geht… ein Stück
• danach geht nichts mehr. Huch? Zurück swipen öffnet das Seitenpanel … manchmal geht scrollen nach unten/oben, manchmal nicht …

Unbenutzbar am Touchdisplay! Das ist übrigens seit 05/2020 bekannt und wurde 05/2022 erneut gemeldet (github issue tracker). Seit über 4 Jahren hat sich also niemand gefunden, der genug Expertise, Lust und Zeit hatte um das zu lösen. Schade.

Es gibt auch eine Deck-App für iOS die ich natürlich auch ausprobiert habe. In einem von den beiden o. g. links schrieb schon jemand anderes, dass die eher so Alpha ist … Ich habe z. B. direkt beim Ausprobieren eine Karte angeklickt und offenbar angefangen diese zu verschieben. Wollte ich nicht also habe ich losgelassen… Ergebnis: Sie hängt als geisterhaftes Overlay über der Liste bis ich das Board neu aufrufe. Ist reproduzierbar. Kaputt. Unbenutzbar. Tut mir Leid für alle beteiligten des Projektes, ist nicht böse gemeint, ich suche eine Lösung für Menschen die keine Computer-Profis sind sondern Familien-Aufgaben koordinieren müssen mit so wenig Reibung wie möglich.

Todoist – Board-Ansicht

In Todoist kann man sich seine Listen verschieden darstellen lassen. Neben der flachen Liste gibt es auch eine Kalender-Ansicht und eine Kanban-Ansicht. Man kann beliebige Spalten anlegen, einzelne Aufgaben können Tags bekommen und sie können Personen zugewiesen werden.

Zu jeder Aufgabe kann ein Titel und eine Notiz erfasst werden. Die Notiz kann dabei wiederum formatiert sein, also es können auch Aufzählungen, erfasst werden. Außerdem können Unteraufgaben eingetragen werden um eine große Aufgabe in Teilaufgaben aufzugliedern. In der Kanban-Ansicht wird angezeigt, wie viele Teilaufgaben erledigt sind.

Anlegen neuer Aufgaben/Karten in der Kanban-Ansicht ist recht einfach. Ganz unten(!) an jeder Spalte ist der +-Button um eine neue Aufgabe anzulegen. Und dort wird dann auch der Editor eingeblendet. Klingt banal, ist aber im Gegensatz zu Nextcloud + Deck wesentlich intuitiver, weil die neue Aufgabe ja auch ganz nach unten einsortiert wird. Beim Tippen des Titels können direkt die Tags erfasst werden und es kann eine Person zugewiesen werden. Etwas ungewöhnlich ist die Syntax:

• Tippt man ein @ so werden die Tags angezeigt. Man kann natürlich einfach tippen um eines auszuwählen
• Tipp man ein + so werden die Personen angezeigt und durch simples weiterschreiben wählt man direkt aus
• Das # Zeichen wiederum dient dazu, Projekte anzuzeigen denen die Karte zugewiesen werden soll(?) oder verlinkt werden soll(?) – Das habe ich nicht ausprobiert weil ich nur ein Projekt habe

Die Syntax ist etwas schief, finde ich. Für mich sollte ein @ zu einer Person führen, ein # zu einem Tag und das + könnte gerne für die Projekte genutzt werden wink Aber so ist es nunmal, warum auch immer.

Sehr gut gemacht: Das Verschieben von Karten. Eine Karte mit der Maus klicken und ziehen. Die Karte wird visuell leicht schräg angezeigt, wie ein Zettel den man in der Hand hält. Jetzt kann man die Karte in eine andere Spalte oder innerhalb der Spalte an einer andere Position schieben. Das klappt auch am iPhone im Safari. Es gibt auch eine spezielle App, die ich noch nicht ausprobiert habe. Mehrfachauswahl geht am Desktop mit cmd+klick (unter Windows vermutlich ctrl+klick). Schon beim Klick auf die erste Karte muss cmd / ctrl gehalten sein, danach lassen sich sehr einfach ganze Gruppen von Karten verschieben. Sehr praktisch.

Aufgaben können als Erledigt markiert werden. Es ist am Ende eine Todo-Liste, also gibt es auch den typischen kleinen Kreis den man anklicken kann um eine Aufgabe als erledigt zu markieren. In diesem Fall wird die Aufgabe grau dargestellt. Man kann im Kanban-Board einstellen, ob die erledigten Aufgaben weiter angezeigt werden sollen oder nicht. Hier werde ich meine Logik vom Board nochmal überdenken; Im Grunde brauche ich dann keine “Erledigt”-Spalte mehr. Wäre nur praktisch, um alle erledigten Aufgaben an einer Stelle zu finden. Muss ich mir noch überlegen.

Andere Personen können zum Projekt eingeladen werden. Jede Person muss sich ein kostenloses Todoist-Konto erstellen. Das ist eine kleine Hürde, weil viele Leute keine Lust auf noch ein Konto haben. Todoist macht es immerhin einfach: Neben der Option ein Konto mit E-Mail-Adresse + Passwort anzulegen, kann man auch einem Klick ein Konto mit Google, Apple oder Facebook erstellen.

Kostenlos ist es mit Einschränkungen, bis zu 5 Personen können an einem Projekt arbeiten. Darüber hinaus wird es Geld kosten. Weitere Einschränkungen bitte beim Hersteller nachschauen.

Ich denke: Wenn die Familie hiermit nicht klar kommt, dann mit keiner Lösung bigsmile Dann nutzen wir eben weiter eine gemeinsame Apple-Notiz wink Von allen Kanban-Lösungen die ich bis jetzt angesehen habe, ist dies die angenehmste. Große Haken konnte ich nicht entdecken.

Trello

Wurde mir ebenfalls empfohlen und es soll für kleinere Projekte ebenfalls kostenlos nutzbar sein. Da Todoist im Grunde alles macht was ich gesucht habe, habe ich mir Trello nicht mehr angesehen und es soll hier nur als weitere Idee erwähnt sein. Schreibt gerne einen Kommentar mit Euren Trello-Erfahrungen smile