Ablage, Archiv, Geschäftsüberblick – Geht das noch einfacher?

Ich habe seit vielen Jahren ein Gewerbe angemeldet für meine fotografische Tätigkeit. Damit einher gehen auch einige Verwaltungsaufgaben, damit ich einen finanziellen Überblick behalte und alle Rechnungen schnell und einfach wiederfinde. Ich benötige auch regelmäßig die Beträge für die Umsatzsteuervoranmeldung und ich möchte meine Budgets im Auge behalten.

Für all diese Dinge habe ich mir im Laufe der Zeit einen Arbeitsablauf angewöhnt mit Hilfe verschiedener Programme. Und jedesmal denke ich mir: Geht das nicht irgendwie einfacher, mit weniger Einzelschritten?

Ich möchte Euch mein Vorgehen vorstellen. Zum einen in der Hoffnung, dass jemand noch Vorschläge aus der Praxis hat um das zu vereinfachen, zum anderen weil es auch so schon anderen helfen könnte smile

Meine Anforderungen

• Ich möchte alle Dokumente elektronisch archivieren um sie bequemer finden zu können wenn ich sie mal benötige.
• Einnahmen und Ausgaben möchte ich aktuell erfassen um immer einen möglichst aktuellen Überblick zu haben
• Ich benötige dabei Summen pro Monat (der Übersicht wegen), Quartal (für die Umsatzsteuervoranmeldung), pro Jahr (wieder zur Übersicht) und im Vergleich zu den Vorjahren (Geschäftsentwicklung)
• Ich möchte Einnahmen und Ausgaben in einer Budgeverwaltung führen um mein Geld vorausschauend zu planen und nicht von jährlichen Rechnungen überrascht zu werden.
• Am Jahresende möchte ich möglichst einfach alle Daten für die Steuerberaterin fertig haben ohne großen Aufwand.

Mit meinem aktuellen Workflow erreiche ich alle Ziele.

Software die zum Einsatz kommt

DevonThink 3

Hier werden alle geschäftlichen Belege archiviert. PDF kann ich direkt importieren, Papier wird mit einem Fuji Snapscan gescannt und landet dann direkt in DevonThink.

Ich vergebe manuell einen Titel für jedes Dokument, beginnend mit dem Beleg-Datum im Format Jahr_Monat_Tag – Damit kann ich Dokumente schnell nach Belegdatum sortieren (egal wann sie gescannt wurden)

DevonThink ermöglicht außerdem eine Volltextsuche über alle Inhalte, wenn ich z.B. die Rechnung für ein bestimmtes Produkt suche oder eine Rechnung mit einer bestimmten Rechnungsnummer. Sehr praktisch.

Ganz wichtig: Die Dokumente befinden sich auf meinem NAS. DevonThink ist auf zwei Macs installiert und beide können jeweils den aktuellen Stand der Dokumente sehen und von beiden Geräten kann ich neue Dokumente hinzufügen.

Numbers

Mit Apple Numbers habe ich ein Dokument erstellt in dem ich 12 Tabellen habe, für jeden Monat eine. Jede Tabelle hat Spalten für Geldein- und Ausgang, jeweils Brutto, Netto und Mehrwertsteuer und natürlich vorne eine Betreffzeile. Ganz oben gibt es eine breite Tabelle mit aktuellen Jahressummen und den Summen aus den Vorjahren.

Eine weitere Spalte in jeder Monatstabelle ist die Summe für die Umsatzsteuervoranmeldung. So bekomme ich pro Monat eine Summe für alle normalen Fälle (= solche mit 19% MwSt). In der breiten Tabelle ganz oben im Dokument sehe jeweils die Vierteljährlichen Summen. Die Umsatzsteuervoranmeldung bedeutet für mich daher nur, die eine Zahl ins Web-Formular zu übertragen.

Diese Tabelle liegt ebenfalls auf einer Netzwerk-Platte und ist daher von zwei Macs aus zugänglich, so dass ich an beiden Geräten Daten erfassen kann.

YNAB

“You Need A Budget” ist eine sehr angenehme Budget-Verwaltung, ich nutze dabei noch die alte Version die lokal auf dem Mac läuft. Hier erfasse ich meine Konto-Bewegungen und lege für jeden Monat meine Budgets fest.

Auch die YNAB-Datenbank synchronisiert sich auf zwei Macs, in diesem Fall über Dropbox. So kann ich mein Budget an beiden Rechnern pflegen und einsehen.

Der Workflow

Eine Rechnung oder eine Gutschrift kommt rein, dann passiert folgendes:

• Wenn es ein Papierbeleg ist, wird dieser in den Scanner gelegt. Dabei entsteht eine PDF-Datei die automatisch nach DevonThink importiert wird. Das Papier kommt dann in einen Jahresordner.
  • Hier muss ich manuell einen Dateinamen vergeben, denn ich möchte das Belegdatum ganz vorne als Jahr_Monat_Tag stehen haben
• Wenn es ein PDF als E-Mail-Anhang ist, dann öffne ich es, drucke es für den Jahresordner aus und speichere es im Eingangsordner für DevonThink. Dabei setze ich das Belegdatum vorne in den Dateinamen und passe den Namen auch inhaltlich ggf. an.
  • Nun starte ich DevonThink, wobei alles im Eingangsordner importiert wird.
• In DevonThink liegt das Dokument dann im Eingang. Ich bekomme automatisch Zielordner angezeigt, so dass ich den Beleg per Doppelklick schnell archiviert bekomme.
• Im Finder und/oder im Dock habe ich eine Verknüpfung zu meinem Geschäftsordner auf einer Netzwerk-Festplatte. Dort öffne ich das Numbers-Dokument für meine diesjährigen Einnahmen und Ausgaben.
  • In die Tabelle für den entsprechenden Monat trage ich den Betreff ein (Produkt/Leistung, Sender/Empfänger, Belegnummer) und den Betrag in den Einnahmen oder Ausgaben Spalten, jeweils Brutto, Netto und der MwSt-Betrag – Wobei Formeln die Eingabe für 19% MwSt vereinfachen.
  • Wenn es eine Rechnung von mir an eine*n Kund*in ist, wird der Eintrag erstmal rot markiert; Erst wenn das Geld eingetroffen ist, färbe ich die Zeile schwarz. So sehe ich auf einen Blick, wenn noch Gelder ausstehen.
  • Wenn es Beträge mit anderen Währungen oder MwSt.-Sätzen sind, färbe ich die Zeilen blau. So weiß die Steuerberaterin auf einen Blick, wo ggf. etwas zu prüfen oder zu korrigieren ist.
• Einmal in der Woche starte ich YNAB und mein Online-Banking und übertrage alle Kontobewegungen. So werden Einnahmen auf die Monate verteilt und Ausgaben von den Budgets abgezogen.
  • Einmal im Monat erstelle ich dann die Budgets für den nächsten Monat und prüfe, ob ich im Plan liege oder irgendwo justieren kann.
• Einmal im Quartal rufe ich die Elster-Webseite auf um die Umsatzsteuervoranmeldung abzuschicken. Den Wert bekomme ich aus meiner Numbers-Tabelle, wo er mit jeder Erfassung aktualisiert wurde.

Dieser Ablauf führt dazu, dass meine Buchhaltung immer sehr aktuell ist. Am Jahresende habe ich die Unterlagen für die Steuerberaterin quasi automatisch fertig: Ich drucke das Numbers-Dokument als bequeme Übersicht für sie aus und sie bekommt dieses zusammen mit dem Ordner in dem alle Belege gesammelt sind – ich vermisse diese nicht, weil ich sie über DevonThink immer verfügbar habe.

Was zwickt mich? Was hätte ich gerne kürzer?

Gefühlt muss ich zu viel doppelt machen, zu viel für einen Beleg tippen.

• Wenn es eine Rechnung an mich oder eine Provisionsgutschrift war, dann archiviere ich den Beleg, muss aber zusätzlich noch den Betrag in meine Numbers-Tabelle eintragen und später auch noch mal in YNAB. Im Grunde fand doch eine Kontobewegung statt (oder sollte es) und der Betrag steht auf dem Dokument. Wäre es nicht toll, wenn ich nur den Beleg archivieren müsste und die Zahlen automatisch in den anderen Tabellen landeten?
• Das selbe passiert wenn ich eine Rechnung erstelle. Auch hier muss ich den Beleg archivieren und zusätzlich noch die zu erwarteten Geldeingänge in meine Tabelle erfassen.

Dass ich die Belege noch zusätzlich in Papierform abhefte ist im Grunde noch ein Relikt und ein doppelter Boden. Das Steuerberater*in-Büro hat mich in Gesprächen nicht davon überzeugt, dass sie die Daten gerne als PDF hätten und ich selbst habe so ein Backup für das digitale Archiv, falls da doch mal was schief geht. Bits sind flüchtig, Papier ist recht robust. Ich habe dieses Jahr allerdings den Ordnungsaufwand im Ordner drastisch reduziert: Bisher hatte ich 24 Klarsichthüllen, für jeden Monat jeweils eine für Ein- und Ausgänge. Das spare ich mir nun und trenne nur nach Ein- und Ausgang ohne Hüllen. Muss ich halt Lochen.

Was ich schon angeschaut habe

Es gibt eine Mac-Anwendung namens Receipts. Diese verspricht im Grunde das zu vereinen, was bei mir mit DevonThink + Numbers gelöst wird. In Receipts kann man PDF Dateien archivieren die dabei analysiert werden und Empfänger wie auch Beträge für eine “Buchung” vorgeschlagen werden. Die Anwendung bietet dann verschiedene Reports und Summen am Bildschirm an und arbeitet weiteren Apps wie Steuererklärung App zusammen, um aus den Zahlen automatisch die Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen.

Das klingt alles sehr toll und es wird ganz sicher für viele hilfreich sein. Mir fehlten allerdings entscheidende Dinge. Im Juni 2020 hatte ich mir die Anwendung genauer angesehen und folgende Punkte für mich festgestellt:

• Am Bildschirm bekam ich keine Summen abhängig nach Mehrwertsteuer aufgeführt. Für die Umsatzsteuervoranmeldung muss ich aber wissen, wie viel Brutto mit 19%, wie viel mit 7% und wie viel mit 0% MwSt. im letzten Quartal angefallen sind. Weder die schönen Statistiken am Bildschirm noch die anpassbaren Reports konnten dies liefern.
• Ich muss natürlich bei jedem Beleg prüfen, welche Werte erkannt wurden und diese ggf. korrigieren. Das funktioniert durch Klicken im PDF, wobei ich da einige Merkwürdigkeiten hatte die hier zu weit führen würden, vielleicht wurde da inzwischen auch etwas geändert, verbessert oder korrigiert. Der Punkt ist nur: Das Prüfen diverser Felder, also ob die Werte die dort stehen auch die korrekten sind, benötigt schon einige Aufmerksamkeit. Ich muss zwar die Daten nicht mehr manuell in eine Numbers-Tabelle tippen, muss nun aber sehr genau hinsehen, ob alle Ziffern durch das OCR korrekt erkannt und auch die richtigen Werte übernommen wurden! Ich bin nicht sicher, ob das wirklich Zeit und Aufwand spart – das würde ich wohl nur in einem Langzeittest erfahren.
• Receipts ist nicht Netzwerkfähig. Wollte ich es wie DevonThink und meine Tabelle auf zwei Macs nutzen, hätte ich ein Problem. Es soll wohl funktionieren, dass man die Library auf ein geteiltes Laufwerk legen kann wie Dropbox – ob das auch auf einem richtigen Netzwerk-Laufwerk funktioniert, weiß ich nicht (einfache SQL-Datenbanken verhindert so etwas gerne mal). Fakt ist, dass es nicht dafür programmiert wurde.
• Auf der Positiv-Seite: Ich konnte auch Umsätze eintragen für die ich eben kein Beleg habe. Das passiert z. B. wenn Apple Geld für App-Verkäufe überweist oder wenn Amazon Affiliate-Provisionen auszahlt.

Größtes Hemmnis ist dabei natürlich, dass ich nun mehrere Jahre in DevonThink archiviert habe und alle Belege in Sekunden wiederfinde. Würde ich nun eine neue Software verwenden, hätte ich einen Bruch in der Ablage – wenn ich nicht alle Belege 2x archivieren wollte.

Außerdem ist Receipts natürlich, wie der Name schon sagt, für Rechnungen gemacht. In DevonThink lege ich aber auch Garantiebelege ab oder mal Fotos von Verpackungen, Seriennummern und ähnlichem. Es ist eben eine elektronische Ablage für alles mögliche. Würde ich nun Receipts verwenden, hätte ich zwei Systeme: Eines für Geld-Belege fürs Gewerbe und eines für alle privaten Belege, Versicherungsunterlagen oder für andere zusätzliche Informationen.

Meine Budgetverwaltung bekommt von dieser Ablage weiterhin nichts mit.

Receipts kostet rund 60 Euro. Würde ich mir den Aufruf der Elster-Webseite für die Umsatzsteuermeldungen sparen wollen, könnte ich für knapp 30 Euro (+ ca. 20 € jedes Jahr) noch die Umsatzsteuer-App dazu holen.

Fazit

Schwierig. Ich habe einen funktionierenden Workflow und alle Zahlen auf dem Laufenden. Allerdings ist es schon lästig, wenn man für einen DHL-Beleg wegen 4,99 Euro Versandmarke so viele Einzelschritte abarbeiten muss – Nach DevonThink-Eingangsordner speichern und dabei einen Dateinamen mit Datum und Betreff vergeben, Numbers öffnen und den Wert in eine Tabelle eintragen, DevonThink öffnen um das Dokument zu importieren und abzulegen… und beim nächsten Budget-Abgleich stolpert man nochmal über den Betrag und erfasst ihn nochmal.

Im Grunde hätte ich gerne so etwas Receipts – aber mit eingebauter Budget-Verwaltung wie YNAB sie hat – und mit der Möglichkeit auch andere Dokumente abzulegen in anderen Ordnerstrukturen – und mit einer bequemen Summenübersicht nach Monat, Quartal, Jahr jeweils aufgeschlüsselt nach MwSt.-Sätzen. Quasi eine App für alles bigsmile So etwas wird es aber wohl nicht geben …