YNAB – Budgetplanung ist leichter als man glaubt

YNAB, englisch gesprochen ähnlich wie why-nap, steht für You Need A Budget. Es handelt sich dabei um eine Software, die verspricht, Budgetplanung wirklich schnell und einfach zu gestalten. Versprechen ist dabei noch zurückhaltend ausgedrückt denn die Software kommt aus den USA und typisch amerikanisch wird nicht geflüstert sondern mit stolzer Brust gerufen. Große Worte, große Versprechen, große Überzeugung vom eigenen Produkt – Im Grunde super, so soll es ja auch sein aber für die deutsche Mentalität eben doch gerne etwas zu viel Pathos.

Ich schreibe in diesem Beitrag darüber, wie ich über diese Software erst gelästert habe und sie nun doch selbst einsetze. Darüber, wie sie funktioniert und warum sie für mich besser funktioniert als eine Numbers-Tabelle.

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Phase 1: Lächeln und lästern

Und so geschah es, dass ich, als ich zum ersten Mal von dieser Anwendung hörte, einen schnellen Blick auf die Seite warf und sofort ein Urteil bildete. $60 sollte die Anwendung kosten. $60 für eine Anwendung ausgeben, die einem dabei helfen soll nicht zu viel Geld auszugeben? Meine Synapsen zogen blank und schnell war der Vergleich zu Glücksspiel und Banken gezogen, weil auch in diesen Bereichen das Geld auf der Anbieter-Seite geschaufelt wird und nur selten auf Seiten der Nutzer.

Ich lächelte also anerkennend über die Idee und lästerte über die Sinnlosigkeit so einer Anwendung. Sein Geld hat man ja wohl auch ohne solche Hilfsmittel unter Kontrolle, richtig? Man gibt doch nicht blind aus was auf dem Konto ist sondern hat doch ein Gefühl dafür, welche Rechnungen am Ende des Jahres auf einen warten, stimmt’s? Und natürlich weiß man auch jederzeit ungefähr, was man für Lebensmittel, Versicherungen, Auto, Kinobesuche und ähnliches ausgibt, ist doch so?!

Ich hatte jedenfalls bisher kein Problem damit, mich ohne Planung verschulden zu müssen. Einfach nicht mehr ausgeben als man einnimmt. Ganz einfach.

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Phase 2: Neugier

Aber ganz so einfach scheint das ja wohl doch nicht zu sein. Wäre es alles so simpel, dann gäbe es kaum so viele Programme auf dem Markt, die einem versprechen den finanziellen Überblick zu bewahren. Außerdem hörte ich in meinem Umfeld jetzt häufiger von diesem YNAB. Wozu sollte man als Privatmensch eine Budgetverwaltung benötigen? Gab es wirklich so viele Menschen da draußen, die nicht verstanden haben, dass man für langfristige Rechnungen kontinuierlich ansparen muss – oder zumindest sollte? Ich wurde neugierig.

Ich sprach mit verschiedenen Leuten über das Thema und staunte. Grob zusammengefasst scheint es drei Typen zu geben:

• Der durchgeplante Typ. Diese Leute haben ihre Finanzen wirklich im Griff. Die meisten von ihnen protokollieren dabei alle Einnahmen und Ausgaben. Viele machen ihre Steuererklärung selbst, auch wenn diese etwas komplexer wird.
• Der Bauchgefühl-Typ. Auch diese Gruppe hat keine finanziellen Probleme oder sie finden immer wieder schnell heraus aus einem Tief. Das Konto ist zwar regelmäßig im Blick und es gibt auch ein ungefähres Gefühl für die Verträge und Rechnungen die auf einen warten, ohne dabei aber exakte Zahlen nennen zu können. Eine grobe Hausnummer genügt, der Rest wird spontan geschoben.
• Der planlose / euphorische Typ. Personen dieser Gruppe rutschen schneller ins Minus als die anderen. Ein hübscher Kontostand verführt dazu, sich sofort etwas zu gönnen. Rechnungen, die in zwei, drei oder sechs Monaten kommen? Um die kann man sich dann ja noch kümmern. Es wird also immer nur das bezahlt, was auf dem Tisch liegt, der Rest an Geld geht oft sofort für die Erfüllung persönlicher Wünsche drauf.

Ich selbst sah mich dabei irgendwo zwischen der ersten und der zweiten Gruppe. Ich hatte schon immer ein ganz gutes Bauchgefühl dafür, wie viel Geld auf dem Konto sein musste, um sich zwar am Jahresende / Jahresanfang über einige größere Posten zu ärgern aber eben nicht dran zugrunde zu gehen. Ich ließ mich nicht von größeren Kontoständen verleiten sondern wusste, dass mir das Geld nicht mehr wirklich in voller Höhe zur Verfügung stand. Wirklich exakte Zahlen hatte ich aber nur wenige. Vieles waren eher grobe Werte.

Phase 3: Das geht doch auch mit…

Natürlich wäre es hilfreich, wenn man wirklich einen kompletten Überblick über seine Finanzen hätte. Das würde nicht nur helfen, um wirklich genug Geld auf dem Konto zu haben wenn die jährlichen Versicherungsrechnungen eintrudeln sondern auch dabei, um bei den nächsten Verhandlungen mit Banken und Versicherungen zu wissen, in welchem Bereich man besonders einsparen sollte.

Aber das geht doch auch mit…

• …einer Tabellenkalkulation. Excel oder Numbers zum Beispiel. Da kann man wunderbar mit planen und kalkulieren. Schon richtig. Wenn so eine Tabelle aber eine gewisse Komplexität angenommen hat, dann wird es immer schwieriger neue Zeilen oder Spalten einzubauen. Ein weiterer Monat, ein weiteres Jahr, etc. Oder man möchte seine Ausgaben neu gruppieren um sinnvollere Gesamtsummen zu erhalten. Nicht unmöglich aber je nach Vorplanung schwierig oder zeitraubend. Hinzu kommt, dass sich kleine Fehler in Formeln und Bezügen einschleichen können die nicht sofort erkannt werden müssen.
  Ich habe das in der Vergangenheit ein paar mal angefangen und immer wieder fallen gelassen, weil es einfach keinen Spaß machte.
• …einer Banking-Anwendung. Star-Money, MoneyMoney, OutBank, Pecunia und wie sie alle heißen. Kann ich sehr empfehlen, denn so hat man jederzeit Zugriff auf seinen aktuellen Kontostand. Allerdings bieten die meisten Anwendungen nur eine Bestandsaufnahmen. Man kann seine Umsätze kategorisieren und je nach Anwendung mal mehr oder weniger gut analysieren. Man sieht also, was man in der Vergangenheit ausgegeben und eingenommen hat. Einen Blick in die Zukunft bieten die meisten Programme nicht oder nur unvollständig und eine echte Planung gibt es meines Wissens bei keinem dieser Programme – Ich habe sie mir jetzt aber nicht alle in aktuellen Versionen angesehen. Sollte es hier also etwas sinnvolles geben, dann ab damit in die Kommentare smile

Von Neugier getrieben fing ich mal wieder an eine Tabelle zu erstellen und laufende Kosten einzutragen. Ich kam von Hölzchen auf Stöckchen und ließ es wieder bleiben. Wie sollte das alles mit YNAB besser laufen?

Phase 4: Ausprobieren

Mir war nach einiger Recherche klar, dass die meisten Menschen, die erfolgreich waren und keine größeren Probleme im Umgang mit Ihrem Geld hatten, stets einen guten Blick auf ihre Finanzen hatten. Es war dabei irrelevant, ob es sich um Millionenbeträge oder um eine wirklich knappe Kasse handelte. Natürlich gibt es auch die Fälle, wo wirklich so wenig Geld zur Verfügung steht, dass man kaum eine andere Chance hat als Schulden aufzunehmen. Wichtig sind allerdings mindestens zwei Dinge:

• Den Überblick behalten. Offenbar nutzen viele Amerikaner eine Kreditkarte wirklich so, wie es der Name suggeriert. Sie holen sich eine Kreditkarte um damit Schulden zu tilgen. Und dann nehmen sie die nächste Kreditkarte, um den Kredit der ersten abzubezahlen. Was für die meisten Leser ziemlich unsinnig klingen dürfte, ist offenbar für einen größeren Teil der Bevölkerung normales Denken.
  Wer aber wirklich einen Überblick über seine Kredite und Konditionen hat, der hat überhaupt erst die Voraussetzungen für den zweiten wichtigen Teil
• Ziele. Wer sich keine Ziele setzt wird sie auch nie erreichen. Ein Ziel kann sein, aus seinen Schulden raus zu kommen. Ein Ziel kann eine neue Kamera sein oder eine Reise oder tolles Grillfest mit Freunden. Wer jetzt wirklich genau weiß, was er monatlich ausgibt und einnimmt und wie viel davon übrig bleibt, der weiß auch, wann er wie viel und wofür ansparen kann.

Und wenn nichts übrig bleibt, dann sieht man zumindest sehr genau, wo die größten Posten sind und kann überlegen, ob es wirklich der teure Handyvertrag sein muss, nur weil das Smartphone dann so günstig war oder ob es in der aktuellen Situation überhaupt ein Smartphone sein muss.

Ich wollte es jetzt wissen. Was war so toll an YNAB, dass so viele so begeistert davon sprachen. Ich installierte mir die Demo-Version und war schon mal begeistert, dass der Testraum über 34 Tage lief. Clever, denn nur so kann man sicher stellen, dass man auch einen Monatswechsel testen kann.

Phase 5: Überzeugung

Die Ausgangssituation ist die folgende: Ihr installiert das Programm und startet es. Jetzt, genau zu diesem Zeitpunkt habt Ihr eine gewisse Menge Geld auf Eurem Konto und in der Brieftasche. Alle Konten, Kreditkarten etc. werden also mit ihren aktuellen Beständen erfasst. Das ist das Geld, was zur Verfügung steht.

Nun legt man sich die Kategorien an für die man Geld ausgibt.

YNAB funktioniert, typisch amerikanisch, nach wenigen und einfachen Regeln:

1. Gib jedem Euro eine Aufgabe. Give every Dollar a job Die Idee ist, in seine Budgets, also in die Kategorien einzutragen, was das derzeit vorhandene Geld zu tun hat, bevor es das nächste Mal Geld gibt. Ich habe also Kategorien für diverse Versicherungen angelegt. Außerdem verschiedene Kategorien für das Auto, für Lebensmittel, Restaurantbesuche, technische Ausrüstungen, usw. Dabei half eine Online-Banking-Anwendung sehr.
2. Spare beizeiten… Save for a Rainy Day Es gibt Dinge, die man nicht wirklich planen kann. Waschmaschinen gehen ohne Vorwarnung kaputt. Dasselbe gilt für andere Haushaltsausstattungen. Es ist also sinnvoll, sich mindestens eine Kategorie anzulegen, um für solche unvorhersehbaren Ereignisse zu sparen.
3. Nicht verzweifeln sondern beweglich bleiben. Roll with the Punches Es sollte nicht glauben, dass man jeden Cent exakt planen und vorhersehen könnte. Es wird immer etwas dazwischen kommen. Kann ja sein, dass Ihr für diesen Monat nur ein angespartes Budget von 50,- Euro für Kleidung habt. Wenn es aber ein Jacke für 75,- im Angebot gibt, die nächsten Monat wieder bei regulären 180,- Euro liegt, sollte man dann nicht zuschlagen? Wenn ihr eine neue Jacke benötigt, lautet die Antwort Ja! Es fehlen laut Budget 25,- Euro. Aber vielleicht ist das Budget für Kinobesuche schon etwas gewachsen oder man nimmt ein paar Euro vom Posten für den neuen Computer. Wenn ihr die 25,- Euro nicht aus anderen Kategorien zusammen bekommt, dann geht es halt nicht ohne ins Minus zu rutschen. Das kann OK sein – Solange Euch klar ist, dass dieser Minusbetrag als aller erstes im nächsten Monat ausgeglichen werden muss.
4. Leben vom Geld des letzten Monats. Live on Last Month’s Income Das ist vermutlich das härteste Ziel. Die Idee ist, dass man sich, Stück für Stück, so viel Geld zur Seite legt, dass dieser Puffer irgendwann genügt, um einen ganzen Monat davon bestreiten zu können. Hat man das erreicht, kann das sehr beruhigend sein, weil man mit Geld plant, das bereits vorhanden ist. Für selbstständige ist diese Regel vermutlich noch wichtiger als für Angestellte, die jeden Monat ein geregeltes Einkommen haben. Bei Selbstständigen können die monatlichen Einkünfte extrem stark schwanken. Hat man diese Regel umgesetzt, so stochert man bei seiner Monatsplanung nicht im Nebel sondern weiß bereits, wie bei einem Angestellten, wie viel Spielraum vorhanden ist.

Ich habe viele Kategorien angelegt, habe wieder welche gelöscht, habe andere verfeinert oder zusammen gefasst. Ich habe sie zu neuen Oberkategorien zusammengefasst oder neu aufgeteilt. Das alles ist mit YNAB per Drag&Drop und wenigen Mausklicks möglich. Zu jeder Kategorie und zu jedem Betrag kann man einen Kommentar hinterlegen was sehr hilfreich ist um sich zu hinterlegen, wie man zu bestimmten Planungsbeträgen gekommen ist.

Ich hatte nicht nur den aktuellen Monat vor mir sondern auch den nächsten. Inzwischen habe den letzten, den aktuellen und den nächsten Monat im Blick. Die Erfassung von Transaktionen geht sehr leicht von der Hand. Die Erfassung mit der Tastatur ist recht gut durchdacht. Zum Beispiel kann man bei der Budgetplanung nicht nur fixe Beträge eintragen sondern den vorhandenen Beitrag einfach erhöhen oder erniedrigen. Mal angenommen, man hat für einen Monat 50,- Euro für eine Kategorie eingeplant. Jetzt möchte man 7,83 von dieser Planung abziehen um damit eine Lücke zu stopfen, die durch eine unerwartete Ausgabe in einer anderen Kategorie entstanden ist. Nun kann man natürlich sein Kopfrechenkünste trainieren und direkt 42,17 eintragen – oder man stellt sich auf das Feld mit den 50,- Euro und tippt dann -7,83 gefolgt von der Eingabetaste. Fertig. Auf der anderen Kategorie tippt man dann +7,83 Enter und alles passt.

Das alles war extrem einfach. Der Umgang mit der Kreditkarte war auch nur zu Beginn etwas unverständlich aber dann hatte ‘klick’ gemacht. Ich hatte zum ersten Mal eine ziemlich präzise Übersicht über meine Ausgaben und war durchaus überrascht über die Zahlen die ich dort sah – trotz gutem Baugefühl sahen die Aufwendungen für jeden Monat doch anders aus als zunächst angenommen.

Phase 6: Verfeinern und optimieren

Im Laufe der nächsten Tage und Wochen erfasste ich wirklich jeden Geldeingang in YNAB, ich erfasste jede Ausgabe für Parkzettel, Tankstellen, Bäcker, Amazon-Einkäufe, Kickstarter-Projekte und so weiter. YNAB könnte solche Transaktionen wohl über ein CSV-Datei einlesen, ich bin inzwischen aber gerne von Hand dabei. So habe ich alle Umsätze noch einmal vor Augen und setze mich bewusst damit auseinander. Da ich mehrmals in der Woche auf das Konto und auf den Kreditkarten-Umsatz schaue, sind es auch jeweils nur wenige Posten die dann extrem schnell erfasst sind. YNAB ergänzt die Eingaben dabei automatisch. Tippe ich zum Beispiel “Ar” ein, so wird mir schon “Aral” vorgeschlagen. Bestätige ich das mit Enter, ist die Kategorie direkt mit “Tanken” vorbelegt, weil ich dies beim ersten Mal manuell gewählt hatte. Noch mal Enter und ich stehe auf dem Ausgaben-Feld. Selten habe ich solche Daten so schnell erfasst.

Regelmäßige Posten kann man ebenfalls erfassen. Man gibt das Intervall an und YNAB erfasst diese Transaktionen dann zum jeweiligen Termin automatisch für einen. Man kann sie dann manuell noch ändern oder löschen.

Man kann den tatsächlichen Kontostand jederzeit mit den erfassten Transaktionen abgleichen und es ist wichtig, dass diese Konto-Beträge immer stimmen. Man sieht so schnell, wenn man vergessen hat etwas zu erfassen.

Und ja, es passiert die ersten Wochen immer wieder, dass man Ausgaben für Kategorien hat, die man vergessen hat zu erfassen. Ich habe mir dazu eine Kategorie “vergessene Kategorien” angelegt und ein kleines Budget dafür bereit gestellt. In zwei oder drei Monaten wird dieser Eintrag wohl wieder entfernt werden, hoffe ich. Bis dahin sollten alle regelmäßigen Ereignisse mal aufgetreten sein. Und ja, man wird merken, dass man manche Kategorien zu grob oder andere zu fein definiert hat. Vergesst nicht, dass das Ganze einfach und übersichtlich bleiben soll. Macht es also nur so komplex wie nötig aber so simpel wie möglich. Ich habe eine Kategorie für Lebensmittel aber eben keine für Bäcker, Schlachter, Supermarkt, Knabberein, … Wenn das für Euch aber wichtig ist um zu sehen, wo genau ihr sparen könnt, dann macht es eben genauer – dann müsst Ihr halt den Kassenbon von Hand auseinander pflücken. Fangt lieber einfach an als es schon am Anfang zu komplex werden zu lassen.

Lob und Kritik: Mobile App und Sicherheit

Ich habe mir dann auch sofort die passende iPhone-App installiert. So kann ich unterwegs Ausgaben sofort erfassen. Sehr klasse ist die dabei die GPS-Unterstützung. So habe ich einmal eine Ausgabe beim Bäcker erfasst, einmal bei der Post, einmal bei Netto, … Als ich dann erneut bei der Post war, lief die Erfassung wie folgt: Ich erfasste 6,90 – was in der iPhone-App ganz simpel ohne Komma erfolgt, also einfach 690 tippen und dann auf NEXT. Nun war als Empfänger die Post bereits vorbelegt, außerdem wurde also Konto “Bargeld” vorbelegt genau wie die Kategorie “Post/Porto”. Alles schon fertig, ich musste nur auf speichern klicken. Gleiches beim Bäcker: 843, Next, Save. Schon wurden 8,43 für den Bäcker auf Lebensmittel vom Bargeld verbucht. Cool.

Der Abgleich dieser mobil erfassten Daten zu YNAB auf dem Mac kann dabei über die Dropbox erfolgen. Es darf aber nicht verschwiegen werden, dass diese Daten absolut unverschlüsselt auf die Dropbox geworfen werden. Mit unverschlüsselt meine ich, dass sie nicht zusätzlich verschlüsselt werden. Wer jetzt der Dropbox selbst vertraut, die sagen, dass die Daten verschlüsselt auf deren Servern liegen, der hat kein Problem. Wem das aber nicht genug ist, auch im Hinblick darauf, dass diese Daten auf jedem Rechner landen, der mit dieser Dropbox verbunden ist, der wird das nicht so lustig finden. Die YNAB-Macher scheinen für das Thema auch nicht sonderlich sensibilisiert zu sein, wie eine Supportanfrage zu dem Thema zeigte. Die Antwort kam schnell und war nett, klang aber nicht danach, als ob dieses Thema allzu bald näher betrachtet würde.

Wen das stört, der kann die iPhone App trotzdem nutzen und dann lokal über WLAN synchronisieren.

Inzwischen soll es auch eine Android-App geben.

Fazit

Nach aller anfänglichen Skepsis bin ich inzwischen wirklich überzeugt von YNAB. Die Software läuft gut, hat eine gut durchdachte Erfassung, ist übersichtlich und viel einfacher als eine normale Tabelle. Man hat nämlich einfach endlos neue Monate zur Verfügung und kann jederzeit die Kategorien umstellen und überall Notizen hinterlegen. Ich habe jetzt einen präzisen Überblick über meine Kosten und kann neue Anschaffungen viel besser planen als vorher. Es ist ein tolles Gefühl, wenn eine Monatsplanung aufgeht und es wird zu einem persönlichen Spiel, seine Planung ein klein wenig zu unterschreiten um wieder ein paar Euro mehr in den nächsten Monat zu nehmen.

Tipps

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Auf der Webseite des Anbieters gibt es viele Videos und es gibt regelmäßig kostenlose Webinare.

Es gibt sogar einen Podcast. Hier erzählt der Gründer, Jesse, viele Hintergründe zur Geschichte von YNAB, zu den Regeln, über sein Leben und wie er diese Methode entwickelt hat um mit wenig Geld klar zu kommen, es gibt interessante Interviews und mehr.