Things – GTD irgendwie entspannter

Es gibt viel zu tun. Manchmal zu viel, um den Überblick im Kopf zu behalten. Also fing ich an, To-Do-Listen zu schreiben. Mit der Nutzung von mehreren Computern und iPhone wurde es dann praktischer, eine spezielle Software zu verwenden, um die Einträge auch immer auf allen Geräten auf dem aktuellen Stand zu halten.

Ich startete mit Things. Damals konnte es die Daten nicht über das Internet abgleichen sondern nur im lokalen Netzwerk. Das ist zwar sicher aber unpraktisch gewesen. Also wechselte ich zu OmniFocus wurde aber irgendwie nie wirklich warm damit. Nachdem Things2 dann den Over-The-Air Abgleich brachte, wechselte ich wieder zu Things. Details zu den Hintergründen dieser Entscheidung hatte ich damals bereits geschrieben.

Nun habe ich also fast ein halbes Jahr mit Things2 gearbeitet. Zeit um eine Bilanz zu ziehen.

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Entspannter

Alles ist irgendwie entspannter. Ich denke, so kann man es ausdrücken.

Als ich von OmniFocus zurück zu Things gegangen bin, habe ich mich etwas schwer getan. Ich konnte die Projekte nicht mehr so gut gliedern und strukturieren und ich dachte, dass ich dadurch deutlich an Übersicht einbüßen würde.

Inzwischen stellt sich heraus, dass gerade der Mangel an tiefen Hierarchien meine Nutzung der ToDo-App stark entspannt hat. Man kann sich in tiefen Strukturen nämlich auch schnell verzetteln und es ist ja nun auch nicht so, dass ich als Ein-Mann-Unternehmen unfassbar komplexe Vorgänge zu bewältigen hätte smile Komplexe Strukturen sind also im Grunde gar nicht erforderlich. Im Gegenteil, nicht mal die Tags, ein starkes Feature von Things, nutze ich. Je weniger ich tippen muss, desto besser.

Machen statt verwalten

Am Ende geht es doch darum, dass man die Dinge auch erledigt. Ich möchte mich nicht lange damit aufhalten, die Dinge zu verwalten – sie sollen abgehakt werden. Dafür ist es zum einen wichtig, dass man seine Aufgaben schnell und einfach erfassen kann und dass man sie auch immer zur rechten Zeit angezeigt bekommt.

Bei OmniFocus war die Erfassung selbst im Prinzip sehr gut gelöst. Text und vor allem ein Datum konnten bestechend schnell eingetragen werden. Allerdings konnte man sich schnell verrennen wenn es darum ging, eine Aufgabe einem Projekt zuzuweisen. In welcher Hierarchie steckt das Projekt? An welcher Position soll die Aufgabe auftauchen? Außerdem musste man immer zwei Datum-Felder ausfüllen, damit die Aufgabe auch in bestimmten Ansichten auftauchte – Ein Start-Datum und ein Ziel-Datum. Dann die Ansichten… Bei OmniFocus gibt es diese Views. Man kann Suchen, Filtern, Toolbars ein- und ausblenden, Fensterbereiche umstellen usw. und das ganze dann als Ansicht ablegen. Das mag großartig sein, wenn man a) sehr viele und sehr umfangreiche Projekte mit zig zugewiesenen Personen und Unterprojekten hat und b) mindestens einen Angestellten hat, der den ganzen Tag nichts anders macht, als solche Ansichten zu basteln und auch zu überprüfen… Anders kann ich mir das nicht vorstellen. Ich brauchte nur eine spezielle Ansicht wirklich: Eine “Heute zu erledigen”-Ansicht. Selbst damit hatte mich OmniFocus aber am Ende überfordert. Ich konnte diese Ansicht zwar erstellen, es waren aber zu viele Einzelschritte erforderlich, um diese auch zuverlässig zu füllen. Das Start-Datum war erforderlich, eine Flagge musste ggf. gesetzt werden…

In Things lege ich die Aufgaben oft einfach direkt im Heute-Bereich an. Warum lange über eine Struktur nachdenken, wenn es am Ende ohnehin nur Einzelaufgaben sind, die nach Möglichkeit sowieso möglichst bald erledigt werden sollen? Habe ich wirklich mal mehrere Aufgaben zu einem Projekt, ist mit einer einfachen Tastenkombination schnell ein neues Projekt angelegt und ich erfasse die Aufgaben schnell dort. Ist mir inzwischen völlig egal, wie die Projekte in der Liste sortiert sind. Am Ende interessieren mich die Aufgaben und ich arbeite zu 99,9% nur in der Heute-Ansicht um diese zu erledigten. Mit einem Doppelklick komme ich von dort auch schnell zum gesamten Projekt.

Ich brauche auch nur noch ein Datum einzutragen, nämlich das Datum an dem ich die Aufgabe erledigen möchte. Es liegt an mir, dieses Datum so zu wählen, dass ich rechtzeitig damit anfange. Außerdem zeigt Things die Aufgabe auf Wunsch schon ein paar Tage vorher in der Heute-Ansicht an in einem gelben Bereich der Anstehenden Aufgaben.

Leider ist die Erfassung vom Datum und der Anzeige-Option fummeliger als bei OmniFocus. Es wäre toll, wenn dieser Umstand bei Cultured Code ins Bewusstsein käme und ein Update die Erfassung weiter vereinfachen könnte. Auch in der iPhone-App sind es immer ein oder zwei Taps mehr als notwendig, weil die zusätzlichen Optionen, wie eben das Datum, erst eingeblendet werden müssen. Das könnte einfacher sein. Immerhin die Erfassung eines Datums selbst am iPhone sehr gut gelöst, mit einem endlos scrollenden Kalender.

Fazit

Der Sync, über die Server von Things, ist unglaublich schnell und bisher 100%ig zuverlässig. Wer jetzt meckert, warum nicht iCloud genutzt wird, der sollte mal zu diesem Thema recherchieren um fest zu stellen, dass die iCloud unfassbar problematisch und unzuverlässig ist. Ich bin dankbar, dass Things hier eine eigene und wirklich gute Lösung gebaut hat.

Die Erfassung von Aufgaben ist schnell, wenn auch nicht ganz so simpel wie es sein könnte. Ich muss mir keine Gedanken mehr über verschiedene Ansichten oder komplexe Strukturen machen. Aufgaben werden erfasst und dann hoffentlich auch schnell erledigt. Natürlich gibt es sich wiederholende Aufgaben, die ich auch nutze. Wer etwas mehr Struktur benötigt, der kann sich mit den Tags ein mächtiges Werkzeug schaffen.

Bei OmniFocus war ich gedanklich oft zu intensiv mit der Software beschäftigt und der Hoffnung, dass ich auch wirklich auch alle wichtigen Aufgaben sehe. Bei Things nehme ich die Software selbst kaum mehr wahr sondern befasse mich viel mehr mit den Aufgaben selbst. So soll es doch auch sein. Ich werde jedenfalls bei Things bleiben.