Scopevisio – Angebote, Rechnungen und mehr online

Ich hatte vor einiger Zeit mal einige Programme vorgestellt, um am Mac Rechnungen zu schreiben. Neben den kleineren und größeren Anwendungen, die lokal installiert und verwendet werden, gibt es auch noch das Internet. Warum eine Anwendung installieren und sich um die regelmäßige Datensicherung und alle Updates kümmern, wenn man auch einen Online-Service nutzen kann? Da gibt es sicher Gründe für beide Möglichkeiten und auf diese möchte im Folgenden mal eingehen.

Scopevisio ist so ein Anbieter. Über deren Webseite erhält man einen Überblick über die verschiedenen Produkte. Für mich ist die Lösung für Kleinst- und Kleinunternehmer (1-10 Mitarbeiter) am interessantesten. Wer aber ein größeres Unternehmen hat, für den gibt es dort auch eine Lösung (5-500 Mitarbeiter). Worin sich diese Versionen unterscheiden, liest man sich am besten selbst auf der Webseite durch, es geht dabei Hauptsächlich um bestimmte Anforderungen in großen Unternehmen, z. B. die Gewinn und Verlustrechnung und einiges andere mehr.

Was es da so gibt und wie es sich anfühlt, dazu mehr nach dem Klick

Module

Das kleine Paket nennt sich auch Smart und unterteilt sich wiederum in drei Bereiche, die einzeln gebucht werden können:

• Vertrieb. Mit diesem Modul, dass ich mir nicht näher angesehen habe, soll man wohl hauptsächlich den Überblick über seine Kunden und die Kommunikation behalten. Angebote soll man hier auch erstellen können.
• Abrechnung. Das ist der eigentliche Punkt der mich interessiert. Mit diesem Modul kann man Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge erfassen und einiges mehr. Mahnungen kann man hier aber offenbar nicht erstellen, das geht im Finanzen-Modul.
• Finanzen. Dieses Modul habe ich nur kurz überflogen. Hier gibt es diverse Finanzberichte, Belege können verwaltet werden und es soll sogar eine automatische Texterkennung für gescannte Belege geben, Online-Banking soll hier möglich sein z. B. auch Zuweisung von Eingängen zu Rechnungen. Hier sollen dann auch Mahnungen möglich sein und man soll auch Daten an das Finanzamt schicken können.

Alles Online 

Insgesamt klingt das nach einem runden Paket.

Aber “gebucht”? Richtig!

Das ganze läuft, wie vor vielen Jahren schon mal großer Trend, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Sowohl die Software als auch die Daten liegen also extern auf Servern in Deutschland. Dafür zahlt mal eine monatliche Pauschale. Zum Zeitpunkt dieses Berichtes waren es 9,95 Euro pro Monat pro Modul. Das ist für eine umfangreiche Software zwar nicht übermäßig teuer, macht es aber dennoch für viele kleinere Unternehmer, die vielleicht nur ein Nebengewerbe laufen haben, uninteressant.  Wer allerdings ein Gewerbe hat von dem er wirklich lebt, für den kann das interessant sein. Es ist quasi der Preis für einen Wartungsvertrag für den man immer die aktuelle Software einsetzt und sich nicht um die Backups kümmern muss.

• Vorteil: Man muss sich nicht um Updates und Sicherungen kümmern und man kommt von verschiedenen Geräten, auch unterwegs über Mobilfunk, jederzeit an alle Daten und kann alle Geschäftsvorfälle von überall abwickeln.
• Nachteil: Man benötigt permanent eine Internetverbindung und es sollte eine etwas schnellere sein. Mit meinem DSL-2000-RAM ist die Bedienung gerade so erträglich, teils aber doch etwas zäh.

Einrichtung

Die Anwendung läuft nicht im Browser-Fenster. Stattdessen lädt man sich einen Installationsprogramm herunter, welches dann automatisch die Anwendung herunter lädt, installiert und startet. In dieser, lokal installierten Anwendung, öffnet sich ein Fenster und in diesem wiederum laufen die oben genannten Module als Java-Anwendung.

Ein Assistent unterstützt einen bei der ersten Einrichtung, man kann sich jederzeit eine Hilfe einblenden lassen und es gibt eine Hotline wenn noch Fragen offen bleiben. So sollte es sein. Die wichtigsten Daten sind so schnell erfasst und man kann los legen.

Bedienung

Die Bedienung ist etwas ungewohnt. Es ist eben eine Java-Anwendung und die wird auf jedem System fremd wirken. Die Buttons zum Speichern und Aktualisieren finden sich oben rechts. Links werden einzelne Programmbereiche auf einzelnen Tabs angezeigt. Das ist praktisch, weil man so schnell zwischen verschiedenen Ansichten umschalten kann. Allerdings kann man auch schnell die Übersicht verlieren, weil bei fast jedem Klick im Menü ein neuer Tab geöffnet wird und man so schnell vergisst, alte Tabs auch mal wieder zu schließen.

Auch findet man nicht immer alle Funktionen auf den ersten Blick oder dieselbe Funktion ist von verschiedenen Bereich aus möglich, sieht aber Immer ein wenig anders aus. So kann man einen neuen Kunden über ein Hauptmenü mit einem Link anlegen. Es geht auch in der Kunden-Übersicht, dort aber in einem Widget mit einem etwas anderen Link. Das ist Anfangs verwirrend, hat man sich aber mal auf die Struktur eingelassen, ist das System in sich einigermaßen schlüssig.

Man kann sich eigene Vorlagen für Angebots- und Rechnungsformulare erstellen. Man übernimmt entweder vorgegebene Layouts und passt diese z. B. mit einem eigenen Logo an oder man lädt eine Vorlagen-Datei herunter und passt sich diese komplett individuell an. Dies funktioniert mit Word, OpenOffice und LibreOffice. Es ist ein einfaches Textdokument mit vielen Platzhalten/Variablen die man sich frei anordnen kann.

Es gibt einen Stammdatenbereich für eigene Artikel und Leistungen und für diese, wie auch für den Kundenstamm gibt es Import-Möglichkeiten, damit man nicht alles neu tippen muss, wenn man die Daten bereits in einem passenden Format vorliegen hat. Ich habe den Import nicht getestet, gehe aber davon aus, dass er mit verschiedenen Text-Formaten klar kommen wird.

Leider funktioniert die Tastaturbedienung nicht immer so durchgängig wie ich mir das wünschen würde. Erfasst man einen Kunden, wird einem bei der Erfassung der Postleitzahl gleich der passende Ort mit angezeigt und man kann mit Enter alles übernehmen und zum nächsten Feld kommen. Das geht gut. Bei der Positionserfassung für ein Angebot ist es mir aber nicht gelungen, eine Position mit der Tastatur zu löschen, hier ist dann der Griff zur Maus nötig.

Ein Angebot kann man per Klick zu einer Rechnung übernehmen und man kann es natürlich vorher und hinterher auch noch bearbeiten. Druckt man so einen Beleg aus, so wird ein PDF in der Mac-Vorschau geöffnet. So umgeht die Anwendung elegant das Problem, dass über Java kein Mac-Druck-Dialog genutzt werden kann. Diese Lösung finde ich eigentlich ganz gut für so eine Online-Software.

Fazit

Interessant ist so ein Online-Produkt sicher für viele aber eben nicht für jeden. Positiv ist einfach der Aspekt, dass man sich im Grunde nicht um Updates oder Installation kümmern muss. Man nutzt immer die aktuelle Version, hat immer die aktuelle Anbindung an das Finanzamt ohne sich um Elster-Updates zu kümmern und die Daten werden im Rechenzentrum gesichert – auf Servern in Deutschland. Mit einem Login kommt man von überall an seine Geschäftsvorfälle, wenn man z. B. sein Notebook dabei hat.

Das ist alles super. Es gibt aber auch Dinge, die so etwas für einige uninteressant werden lassen.

Da ist zum einen der Preis. 9,95 Euro zahlt man pro Monat – und pro Modul! Wer also Abrechnung und Finanzen nutzen möchte, der liegt schon bei knapp 20 Euro pro Monat. Das lohnt sich nicht mehr für jeden. Wer im Monat vielleicht 1-3 kleinere Rechnungen für sein kleines Nebengewerbe schreibt, der wird das nicht investieren wollen. Erst bei größeren Umsätzen – und Gewinnen – wird sich das wirklich rechnen.

Der von richtigen Mac-Anwendungen verwöhnte Benutzer wird sich mit der Java-Oberfläche schwer tun, auch wenn man sich durchaus etwas Mühe gegeben hat, es nicht wie eine 90er-Jahre-Anwendung aussehen zu lassen wink Trotzdem sind natürlich Datei-Dialoge nicht die Mac-Dialoge, in denen man gewohnt navigieren und auch suchen könnte. Stattdessen kommen sehr rudimentäre Java-Dialog hoch, in denen man dann seine Dateien auswählen muss. Man sieht diese Dialoge zwar nicht oft, aber wenn, dann zuckt man schon etwas zusammen und ist ggf. genervt, dass man nicht schnell zu seinen Favoriten-Ordnern gelangt oder ähnliches.

Für mich lohnt sich das Produkt schon wegen der laufenden Kosten nicht. Wer aber mehr Rechnungen schreibt als ich und gerade eine Abrechnungssoftware sucht, der sollte sich das vielleicht mal ansehen. 30 Tage lang lässt sich die Anwendung ausprobieren und man muss nichts kündigen. Nach 30 Tagen verfällt der Zugang automatisch wenn es einem nicht gefällt. Lasst Euch nicht durch die eingangs sehr ungewohnte Bedienung abschrecken sondern investiert mal 1-2 Stunden in einen Test. Spielt Eure Geschäftsvorfälle mal durch und entscheidet dann, ob es für Euch passt oder nicht.