Platz schaffen: Lightroom-Kataloge auf mehreren Rechnern

Ende 2012 und die Festplatte meines MacBook Pro war ziemlich prall gefüllt. So war es an der Zeit nachzusehen, wo der Platz verbraucht wurde und wie man wenigstens einen Teil davon wieder nutzbar machen könnte.

Wie ich den verbrauchten Platz aufgestöbert habe und wie ich meine Lightroom-Kataloge aufgeräumt habe, erfahrt Ihr nach dem Klick

Verbrauchten Platz aufspüren

Von den 250 GB der Notebook-Festplatte geht ein Teil für die OS-X 10.8 Wiederherstellungs-Partition drauf. Dann natürlich ein Teil für Systemdateien, Cache und ähnliches. Da läppert sich schon so einiges zusammen. Aber der größte Brocken lag dann doch in meinem Benutzer-Verzeichnis. Wo genau viel Platz verbraucht wurde, konnte ich sehr schnell mit DaisyDisk in Erfahrung bringen. Von den Screenshots her sah mir das Tool nicht besonders hilfreich sondern eher verspielt aus. Ich brauchte aber ein gutes und vor allem schnelles Tool für diesen Zweck und so probierte ich es aus. Man muss dieses Programm wirklich benutzen um es zu verstehen. Ich jedenfalls war und bin begeistert. Sogar eine sehr gut gefüllte 2 TB Platte im 2006er iMac wurde schnell gescannt und visualisiert und ich konnte Dank DaisyDisk schnell über 400 GB frei schaufeln. Aber nun zurück zum MacBook.

Fotos, Fotos, Fotos

Ein Blick und es war klar: Der Platz wurde in meinem Benutzerverzeichnis verbraucht. Fast alles davon in meinem Happy-Shooting-Ordner. Dort lagen noch einige Audio-Dateien älterer Podcast-Folgen und natürlich viele Fotos der letzten Workshops. Oft habe ich auch meine eigenen Fotos auf das MacBook kopiert um unterwegs die Speicherkarten wieder frei zu bekommen.

Wenn es schnell gehen musste, importierte ich auch private Fotos oder Bilder von kleineren Shootings in eine Lightroom-Datenbank auf dem MacBook und bearbeitete die Jobs teils vollständig auf diesem Gerät. So sammelten sich diverse Fotos und auch diverse Lightroom-Kataloge auf dem Gerät.

Katalog-Mischmasch

Lightroom ist teils etwas verwirrend wenn es um den Import von Fotos geht. Ich weiß nicht genau wie es passiert war, aber teilweise landeten Kunden-Fotos in der Verzeichnisstruktur der Happy-Shooting-Workshops. Im Katalog selbst bemerkt man das kaum, erst wenn man Ordnung schaffen möchte, artet das ein wenig in Arbeit aus.

Dann hatte ich mehrere Kataloge, die ich leider nicht immer so konsequent getrennt hatte wie es mal geplant war. So hieß ein Katalog “HS Demo 2010”, enthielt aber Fotos aus 2009 bis 2012, darunter nicht nur Happy-Shooting-Fotos. Dann hatte ich Kataloge für einzelne Shootings, einzelne Kataloge für eine Best-Of-Auswahl von Bildern, die ich auf den iMac übertragen wollte und und und.

Hinzu kommt noch, dass ich die Kataloge teils noch in der Lightroom2 und Lightroom3 Version liegen hatte. Das passierte wohl immer dann, wenn eine neue Lightroom-Version den Katalog zum konvertieren kopiert hatte. Erst hob ich die alte Version zur Sicherheit noch auf, dann vergaß ich sie.

Hinzu kommen noch diverse Sicherungskopieren der Kataloge in den jeweiligen Backup-Verzeichnissen. Lightroom erstellt zwar regelmäßig Kopien, löscht aber niemals ältere Sicherungen – Das übersieht man schnell.

Aufräumen, Platz schaffen

Mein ursprünglicher Plan war immer, alle meine Fotos an einem zentralen Ort zu halten, in meinem Fall ist dies mein iMac. Das MacBook war von Anfang an nur als mobile Außenstelle geplant. Dieser Zustand sollte jetzt also mal konsequent wiederhergestellt werden.

Schritt 1: Dubletten löschen

Auf dem MacBook lag noch ein prall gefülltes Kunden-Verzeichnis. Dort habe ich für jeden Kunden ein Unterverzeichnis mit allen Daten. Das können Lightroom-Kataloge, RAW-Dateien, gerenderte JPG-Dateien, Photoshop-Dateien etc. sein. Wenn ich unterwegs – oder im Wohnzimmer – an den Daten arbeite, landen sie auf dem MacBook. Nach Abschluss der Arbeiten werden sie auf den iMac kopiert um von dort auch gesichert zu werden.

Ich schaute also nach, ob wirklich alles bereits auf dem iMac lag – per Bildschirmfreigabe kann man den entfernten iMac bequem vom MacBook aus bedienen – kopierte fehlende Dateien manuell hinüber und löschte dann die Dubletten vom MacBook.

Blieben noch die vielen Lightroom-Kataloge und RAW-Dateien…

Schritt 2: Alte Lightroom-Kataloge löschen

Zunächst musste ich den Kopf etwas freier bekommen. Es war wenig hilfreich vor einer Flut von Katalogen aus verschiedenen Lightroom-Versionen inklusive Sicherungen zu stehen.

Also löschte ich zunächst die ganzen Backup-Verzeichnisse. Ich wusste ja, dass meine Kataloge funktionierten und dass ich sie in dieser Anzahl nicht  länger halten wollte.

Nun suchte ich mit dem Finder nach allen Lightroom-Katalogen auf der Festplatte (einfach alle Dateien suchen, die .lrcat im Namen tragen) und arbeitete mich durch die Versions-Kopien. Fand ich einen Katalog für zwei Lightroom-Versionen, so öffnete ich beide und prüfte, ob wirklich alle Bilder im aktuelleren Katalog vorhanden waren. Dies war durchgängig der Fall und so konnte ich die älteren Katalog-Versionen löschen.

Einige Kataloge waren bereits für den Austausch zum iMac exportierte Kataloge. Hier prüfte ich, ob ich diese Bilder bereits am iMac importiert hatte. Mit Stichproben und mir sehr gut bekannten Bildern prüfte ich auch, ob wirklich der letzte Bearbeitungsstand am iMac vorhanden war. War dies nicht der Fall, so importierte ich die Bilder jetzt, wie genau, beschreibe ich gleich. Ansonsten konnte ich den Katalog und alle zugehörigen Dateien jetzt löschen.

Schritt 3: Bilder zum iMac übertragen

Lightroom kann Fotos aus anderen Lightroom-Katalogen importieren. Theoretisch sollte dies über das Netzwerk direkt funktionieren, wenn ich vom iMac auf das MacBook zugreife. In der Praxis hatte ich damit immer Probleme, vermutlich, weil der Benutzername und somit der Verzeichnispfad auf MacBook und iMac identisch sind, das ist aber nur ein nicht überprüfter Verdacht.

Um das Problem zu umgehen, kopierte ich die Kataloge, die auf dem iMac importiert werden sollten, auf meine TimeCapsule und importierte sie am iMac von dort. Das schöne daran ist, dass Lightroom auch direkt aus älteren Katalog-Versionen importieren kann. Der Quell-Katalog wird dafür temporär auf den aktuellen Stand gebracht. So konnte ich also Bilder aus Lightroom2 und Lightroom3 Katalogen in den Lightroom4-Katalog des iMacs importieren.

Nun war es ziemlich unhandlich, einfach ganze Kataloge zu kopieren. Zum einen würde der Import unnötig viele Dateien lesen oder auf Dubletten prüfen, zum anderen lagen die RAW-Dateien in verschiedenen Verzeichnissen und ich wollte nicht unnötig viel Arbeit haben.

Die Lösung war, dass ich jeweils einen Lightroom-Katalog öffnete, durch die Ordner klickte – meine Ordnerstruktur ist nach Jahr / Monat / Tag aufgebaut –  und prüfte, ob die Bilder des jeweiligen Monats schon am iMac vorhanden waren, wenn nicht wurden sie markiert. Hatte ich alle Monate markiert, selektierte ich alle Fotos und wählte “Export als Katalog”. So wurde auf der TimeCapsule ein neuer Katalog inklusive eigenem RAW-Verzeichnis erstellt. Am iMac wurden dann diese Bilder importiert.

Wenn unter den Bildern aktuellere Bearbeitungen waren, so exportierte ich diese ebenfalls als eigenen Katalog und wählte beim Import am iMac, dass bei Dubletten die Einstellungen/Bearbeitungen übernommen werden sollten.

Auf diese Weise entstanden viele Temp-Kataloge auf der Zeitkapsel. Katalog um Katalog ging ich durch, prüfte, verglich, exportierte und importierte. Dauerte seine Zeit, ging aber gut.

Schritt 4: RAW-Daten löschen

Nun war ich sicher, dass ich alle (meine) Fotos auch auf dem iMac hatte. Ich konnte nun also die RAW-Dateien vom MacBook löschen. Mit dem Finder ist das nicht zu machen, weil man ja nicht weiß, welches Verzeichnis und welche Datei weg kann.

Also öffnete ich der Reihe nach die verbliebenen Kataloge, selektierte alle Fotos, wählte aus dem Menü den “Delete”-Eintrag und bestätigte, dass die Bilder von der Platte gelöscht werden sollten. Dabei startete ich mit den nun überflüssigen Katalogen. Diese waren nach der Aktion komplett leer und so konnte ich diese Katalogdateien selbst nun auch löschen. Lagen unterhalb des Kataloges noch Bilder-Verzeichnisse, so waren diese jetzt auch leer – das habe ich natürlich vorher noch geprüft, indem ich mit cmd+alt+i immer die Informationen des gewählten Verzeichnisses des Finders am Bildschirm hatte – und so konnten diese jetzt auch weg.

Schritt 5: Nicht mehr genutzte RAW-Dateien löschen

Am Ende blieb nur noch ein Katalog für Happy Shooting übrig. Kurioserweise enthielt dieser aber weniger Bilder als noch im zugehörigen Bilder-Verzeichnis lagen. Was nun? Wie sollte ich heraus bekommen, welche Dateien nicht im Lightroom-Katalog verknüpft waren?

Ich vermute, gar nicht. Ich entschied mich für einen anderen Weg.

Ich markierte alle Bilder im verbleibenden Katalog und wählte erneut “Export als Katalog”. Diesmal lag das Ziel auf der MacBook-Festplatte in einem neuen Zielverzeichnis.

Nach dem Export löschte ich alle Bilder aus dem Ursprungskatalog und ließ die Bilder von der Festplatte löschen. Der nun leere Katalog kam ebenfalls weg. Was nun noch in der alten Verzeichnisstruktur lag, musste nur noch mit dem iMac abgeglichen und teilweise importiert werden. Dann flog die komplette alte Verzeichnisstruktur von der Platte.

Fertig und gute Vorsätze

Nun habe ich also nur noch einen Lightroom-Katalog auf dem MacBook und ich habe einige Routine im Datenaustausch zum iMac gesammelt. Vor der Aktion hatte ich unter 40 GB freien Plattenplatz. Danach waren es knapp über 100 GB.

Zukünftig möchte ich so einen Wildwuchs vermeiden. Nach einem Workshop werde ich meine eigenen Bilder sofort auf den iMac übertragen und vom MacBook löschen, von einigen Picks und Demo-Motiven abgesehen. Private Shootings und Außer-der-Reihe-Importe, werde ich konsequent in einen eigenen Katalog in eine eigene Verzeichnisstruktur importieren und diese sofort auf den iMac übertragen, sobald ich wieder im heimischen Netz bin oder die Bearbeitung auf dem MacBook beendet ist.

Ob ich das aber auch so durchhalten werde?