Online-Outliner – Gemeinsam planen und organisieren

So ist das, wenn man sich auf Online-Tools verlässt – Kaum hat man seinen Arbeitsablauf etabliert und verfeinert, wird das Tool eingestellt. So geschehen mit Google Notebook.

Google Notebook – End of life

Chris und ich haben dieses Notebook-Tool eingesetzt, um Themen für neue Happy-Shooting-Folgen zusammen zu stellen. Das tolle am Notebook war:

• Wir konnten gleichzeitig daran arbeiten. Collaboration ist das Stichwort.
• Man konnte mehrere Notebooks anlegen, bei uns z. B. eines für jede Podcast-Folge und innerhalb eines Notebooks mehrere Einträge anlegen
• Einträge konnten dann per Drag&Drop nach oben/unten verschoben werden. Eine benutzerdefinierte Reihenfolge ist wichtig um die Themen in eine bestimmte Reihenfolge zu bringen.
• Natürlich konnte man jederzeit neue Einträge an beliebiger Position einfügen
• Es gab eine tolle Firefox-Erweiterung um neue Einträge anzulegen: Text auf einer Webseite markieren, rechte Maustaste, neuen Eintrag anlegen. Sehr praktisch.

Nachdem Google das Tool offiziell auf Eis gelegt hatte, funktionierte die Firefox-Erweiterung zunehmend schlechter bei neuen Firefox-Versionen und schließlich gar nicht mehr. Das war dann der Zeitpunkt, an dem wir intensiver nach Alternativen suchten.

Alternativen schwer zu finden

Ich war dann doch sehr erstaunt, wie wenig passende Lösungen es gibt und zunächst sah es wirklich so aus, als gäbe es gar keine Alternative. Lassen wir mal die Option der Firefox-Erweiterung außen vor, so bleiben die Anforderungen:

• Hierarchische Struktur (Notebook / Einträge) um Podcast-Folgen thematisch zu trennen
• Mehrere “Einträge” pro Haupthierarchie. Also nicht ein langer Text sondern pro Thema einer Folge ein eigener Eintrag
• Benutzerdefinierte Reihenfolge der Einträge. Genau das wäre mit einem langen Textdokument kaum praktikabel
• Einträge müssen sich in andere Haupthierarchien verschieben lassen.
• Mehrere Nutzer müssen gleichzeitig an dem Dokument arbeiten können
• Zugriff von iPhone/iPad sind wünschenswert

Beide Angebote funktionieren sehr ähnlich, auch wenn sie unterschiedliche Konzepte haben.

Workflowy ist im Grunde wie ein großes Dokument auf dem man sich mit seinen beliebigen Hierarchien frei austoben kann. Knoten, Unterknoten, Unter-Unterknoten und so weiter. Wie bei Outlinern üblich, kann man sich nur Knoten eines bestimmten Haupteintrages anzeigen lassen, man kann Einträge verschieben etc. Auf jedem Knoten kann man eine Freigabe aktivieren, für die man dann einen “geheimen” Link bekommt. Mit diesem Link kann ein anderer ebenfalls Daten in diesem Knoten bearbeiten. Workflowy steht noch ganz am Anfang und eine echte Benutzerverwaltung/Rechtesteuerung gibt es nicht. Es ist aber sehr aufgeräumt, sehr schnell und funktioniert auch am iPhone gut.

Bei Checkvist gibt es einige umfangreichere Tastaturkommandos und statt einer großen Outline kann man mehrere Dokumente anlegen und andere Nutzer einladen an diesen mitzuarbeiten. Ansonsten sind die Möglichkeiten sehr ähnlich wie bei Workflowy.

Online + Software

CarbonFin Outliner ist ein Outliner, der sowohl online als auch mit einer iOS-App funktioniert. Auch hier kann man gemeinsam an einer Outline arbeiten, allerdings sieht man nicht direkt, was der jeweils andere gerade macht. Man muss also selbst immer mal wieder die Ansicht aktualisieren.

Eine weitere Lösung, die sich bei der Suche vor vielen Wochen angekündigt hatte, ist Nirvana. Die Beschreibung klang gut aber es war noch nicht so weit, dass wir es hätten ausprobieren können. Inzwischen ist es online und wäre wohl mal einen Blick wert.

Fazit

Ganz langsam kommen gute Online-Outliner, das sah vor 1-2 Jahren noch ganz anders aus. Wir haben uns am Ende recht schnell für Workflowy entschieden, weil es am schnellsten, aufgeräumtesten und einfachsten von allen war. Bleibt zu hoffen, dass diese Lösung noch lange Bestand hat und fleißig weiterentwickelt wird. Allerdings gibt es ja inzwischen wenigstens ein oder zwei Alternativen und zukünftig hoffentlich noch ein paar mehr. Ich sehe der Zukunft also entspannt entgegen smile