Bis hier hin – oder weiter?
GTD steht für “Getting Things Done” also sinngemäß: “Bekomme Deinen Kram erledigt”.
Die oben beschriebenen Punkte sind es im Prinzip schon. Es sind die Grundlagen für das GTD-Prinzip. Wie bei allen Grundlagen, kann man natürlich immer noch etwas oben drauf setzen und so ist es auch beim klassischen GTD-Ansatz.
Kontext
Möchtest Du GTD noch kompletter umsetzen, dann benötigst Du neben Deinen Projekten auch noch Kontexte. Ein Kontext steht dabei für etwas oder jemanden, wo oder mit wem Du eine Aufgabe lösen kannst.
Mal ein Beispiel:
Angenommen, Du hast den Auftrag ein paar Flyer für eine Firma zu erstellen und diese zu drucken. Dann wirst Du dafür ein Projekt angelegt haben “Flyer für Firma Grobi erstellen” und Du wirst dieses Projekt in einzelne Aufgaben zerlegt haben. Eine dieser Aufgaben heißt vielleicht “Druckerpapier kaufen” und eine weitere “Tinte kaufen”.
Jetzt nehmen wir weiter an, es ist ja nur ein Beispiel, dass Du dieses Zubehör nicht online sondern in der Stadt kaufst. Bei einem Händler für Büromaterial.
Nun wäre es natürlich blöd, wenn Du zwei mal in die Stadt fährst nur weil die Aufgabe mit der Tinte erst nach der Aufgabe mit Papier stand und Du es nicht gesehen hast. Außerdem könnte es ja sein, dass Du noch andere Aufgaben für andere Projekte hast, die ebenfalls einen Einkauf bei diesem Händler erfordern. Vielleicht brauchst Du für das Projekt “Steuererklärung” noch einige Klarsichtfolien und für das Projekt “Kindergeburtstag Toni” noch einige Müllbeutel und Luftballons.
Hier kommt jetzt der Kontext ins Spiel. Die Aufgaben hängen natürlich am Projekt aber all diese oben genannten Aufgaben bekommen z. B. den Kontext “Büromaterial”. Wie diese Kontexte zu benennen oder zu nutzen sind, darüber kann man lange diskutieren. Ich sage: Mach es so, wie Du es verstehst. Du könntest auch den Kontext “Büroartikel Walter GmbH” eintragen wenn Du immer alles dort kaufst.
Der Trick ist nur der Folgende: Du hast eine(!) bestimmte Aufgabe die Du jetzt erledigen möchtest. Du möchtest Druckerpapier kaufen. Du fährst also zum Händler. Jetzt schnappst Du Dir Deine Listen und suchst Dir alle Aufgaben heraus, die denselben Kontext haben wie das, was Du gerade tun möchtest. In diesem Fall würdest Du direkt sehen, dass Du neben Druckerpapier auch noch Tinte, Klarsichthüllen, Müllbeutel und Luftballons besorgen musst. Kaufe gleich alles ein und hake alle Aufgaben ab.
Magie! Plötzlich hast Du in einem Rutsch an drei Projekten gearbeitet und alle Projekte nach vorne gebracht.
Manche GTD-Nutzer geben sich z. B. eine Stunde am Tag für Telefonate. Sie erfassen dann diverse Aufgaben und immer wenn für die Aufgabe eine Absprache mit jemandem nötig ist, gibt es den Kontext “Telefon”. Nun kann man sich ins Büro setzen, alle Dinge telefonisch zu klären sind heraus suchen und die Liste, nach Terminreihenfolge, abarbeiten, die Ergebnisse notieren und die Aufgabe ggf. streichen. Nach einer Stunde hört man auf und widmet sich dem normalen Ablauf.
Software hilft
Der einfachste Weg ist es natürlich, seine Listen mit Stift und Papier zu führen. Das ist auch gar nicht so ungewöhnlich und im Grunde ist es ein gutes Training. Sobald man aber zu Dingen wie dem Kontext kommt, wird es mit Papier umständlich. Entweder Du musst lange suchen, bis Du alle passenden Einträge gefunden hast oder Du musst alles doppelt notieren. Nicht so schön, denn schlussendlich möchtest Du ja Aufgaben erledigen und Dich nicht stundenlang mit der Organisierung der Arbeit befassen.
Die Lösung ist etwas Software. Jedenfalls soll sie das sein. Zum Glück ist sie das inzwischen auch. Jedenfalls dann, wenn man beherzigt, was ich eingangs gesagt habe: Man muss es wirklich wollen und dann auch durchziehen.
Software hat nur ein prinzipielles Problem: Sie ist meistens nicht dort, wo Du gerade bist. Wie sollst Du also unterwegs neue Aufgaben erfassen oder beim Büroartikel-Händler vor Ort nachschauen, was Du sonst noch so brauchst?
Zum Glück leben wir aber inzwischen in einer Zeit, in der diese Probleme lösbar sind. Mehr dazu im nächsten Teil.
Schöne Artikelserie, Boris, bin schon gespannt auf den nächsten Teil!
Kleiner Tipp am Rande; Zusammengehörigen Kontext einfach mit Leuchtstiften markieren. Verschiedene Farben für verschiedene Themen. Sobald die Aufgaben eines Kontexts abgearbeitet sind, kann man diese Farbe für den nächsten Kontext brauchen. Auf diese Weise sieht man auch sofort dass die Aufgabe in einem Kontext zu anderen Aufgaben steht. Dank der Farbe sind diese schnell gefunden und in einem Wisch erledigt. Stimmt, gute Sache, das mit dem Kontext. Danke Boris!