Rechnungen schreiben am Mac

Wer sich selbstständig macht oder wie ich, nebenberuflich ein Gewerbe startet, der wird hoffentlich recht bald auch eigene Rechnungen schreiben können. Die Frage ist nun, wie man dies am Mac sinnvoller Weise tun kann. Ich habe dazu mal ein paar Gedanken aus meiner eigenen Erfahrung zusammen gestellt und bin gespannt auf Eure Gedanken und Ergänzungen dazu.

Ganz simpel

Es ist klar definiert, was eine Rechnung ist. Da steht ein Absender, ein Empfänger, das Datum, die Leistungen, das Wort “Rechnung”, der Betrag und noch etwas mehr drauf. Im Grunde kann man so etwas mit jedem Textprogramm schreiben, wie früher auf der Schreibmaschine. Aber wer will das schon?

Recht gut funktioniert das aber z.B. Numbers oder Excel. Man erstellt sich eine einfache Vorlage und trägt dort für jede Rechnung einfach manuell den Empfänger und die Positionen ein. Die Positionen kann die Tabelle automatisch addieren und ggf. die MwSt. ausrechnen und ausweisen.
Der Haken ist allerdings, dass man manuell für eine fortlaufende Rechnungsnummer sorgen muss. Dubletten und Lücken können bei einer evtl. Betriebsprüfung zu einem Problem werden oder zumindest unnötige Fragen aufwerfen.
Wer nun aber weniger als 10 Rechnungen im Jahr schreibt, für den dürfte das nicht wirklich ein Problem sein und groß etwas zu verwalten gibt es dann auch nicht. In diesem Fall würde ich Numbers als günstigste Lösung empfehlen, weil man damit, im iWork Paket, auch noch Pages und Keynote bekommt und somit sehr gut ausgerüstet ist für 79,- Euro.

Spezielle Lösungen

Wer mehr Rechnungen schreiben kann, der wird nach einer besserer Lösung suchen. Etwas, was die Rechnungsnummer automatisch vergibt, was den Zahlungstermin überwacht und einen daran erinnert die Zahlungserinnerung zu schicken, was Artikel und Kunden verwaltet usw.

Es gibt nun sehr umfangreiche Programme für Betriebe, die bis zur Buchhaltung alles abdecken. Um solche großen und teuren Lösungen soll es hier aber nicht gehen. Gesucht sind die kleinen Hilfen für das “Home Office”, für den Designer, Fotografen, etc.

Vier Programme und eine Online-Lösung habe ich dabei gefunden:

• Billings 3
• Revolver Solo
• Invoice 3 / Totals
• Grand Total
• Scopevisio Smart – Online-Lösung

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Billings

Billings fand ich sehr schick. Es hat viele gute Funktionen für verschiedene Ansprüche. So ist eine Zeiterfassung mit eingebaut, eine Übersicht der offenen Rechnungen, Mahnen kann man auch, wiederkehrende Rechnungen können automatisch erzeugt werden, man kann mit verschiedenen Währungen arbeiten, …
Besonders interessant ist die iPhone-Anwendung, mit der man unterwegs Zeiten erfassen und offenbar auch direkt Rechnungen erzeugen kann. Ein Abgleich mit der Desktop-Version findet im lokalen Netzwerk statt.
Sieht also alles toll aus, hat nur einen Haken: Billings gab (gibt?) es aber nicht auf deutsch, nur in englisch. Das war für mich das K.O. Kriterium. Wen das nicht stört, der sollte es sich mal genauer anschauen.

Revolver Solo

“Revolver Solo” kenne ich nicht persönlich. Von den Screen-Shots her sieht es wie die kompletteste Lösung aus. Projektplanung/Zeiterfassung ist inklusive. Einkäufe können ebenfalls darüber abgewickelt werden, was wohl kein anderer der genannten kann.
Man müsste es wirklich mal installieren und gucken, wie es in der Handhabung ist. Es scheint mir aber die umfassendste Lösung zu sein.
Außerdem bietet “Revolver Business Software” noch mehr Lösungen an. Sollte aus dem Ein-Mann-Unternehmen etwas mehr werden, dann kann man einfach auf “Revolver Office” umsteigen und alle Daten problemlos mitnehmen. Plötzlich können dann auch Mitarbeiter verwaltet werden und einiges andere mehr.
Revolver Solo liegt bei 99,- Euro und klingt nach einer sehr vernünftigen Lösung. Definitiv einen Blick wert.

Invoice 3 / Totals

Invoice (1) war mein erstes Programm in dieser Richtung. Zu der Zeit gab es sonst nur englischsprachige Lösungen. Ich hatte einen guten Kontakt zum Entwickler und ich hatte ein gutes Gefühl bei der Software.

Mit Invoice2 wurde eine recht gute Lösung aus der Software mit der ich lange sehr gerne gearbeitet habe. Es wurde allerdings mit zunehmendem Kundenstamm und mehr Rechnungen immer unübersichtlicher, was auch daran lag, dass man zwar Smart-Folder erstellen konnte, diese aber nur recht unflexibel funktionierten. Teils war auch die Logik der Filterung etwas merkwürdig und die Programmoberfläche nicht immer wirklich logisch, auch war die Erfassung von Zahlungen sehr rudimentär. Dennoch lieft die Software reibungslos für alles, was ich brauchte.

Invoice3 konnte ich dann allerdings nicht mehr empfehlen. Invoice3 war für mich schon deshalb unbenutzbar, weil es bei Artikeln keinen Brutto/Netto-Preis mehr kannte sondern nur noch einen “Betrag” der dann je nach Kunde/Rechnung mal so, mal so behandelt wurde.
Das bedeutet:

• Man legt einen Artikel an, z.B. “Fotodruck A4” und einen Preis, z.B. “6,50”
• Erzeugt man jetzt eine Netto-Rechnung, so wird dieser Betrag als Netto behandelt. Die Position erscheint mit 6,50 und am Ende kommen 19% MwSt. hinzu. Ergebnis: 7,74
• Benutze ich jetzt denselben Artikel für eine Brutto-Rechnung für einen Privatkunden, dann wird der Betrag als Brutto behandelt. Die Position erscheint ebenfalls mit 6,50, die Rechnungssumme ist auch 6,50 und sie enthält 19% MwSt. Defakto habe ich den Artikel dann also um 1,03 billiger verkauft.

Es war wohl ein Kundenwunsch, dass man Brutto- und Netto-Rechnungen gleichermaßen schreiben kann. Bei Invoice2 musste man dies in den Programmeinstellungen fest einstellen und es galt dann für alle Rechnungen. Die Idee, dass man flexibel entscheiden kann, welcher Betrag in der Position steht und ob inkl. oder exkl. MwSt. finde ich ja gut. Die Lösung wäre aber gewesen, dass man zwei getrennte Preisfelder hat (Brutto und Netto). Hier hätte man z.B. bei Brutto einen “schönen” Preis (z.B. 6,49 oder glatt 6,50) eintragen können für den Privatkunden. Mit nur einem Preisfeld lässt sich das leider nicht lösen und somit schied dies Programm für mich aus.

Andere schrieben, dass Invoice3 extrem träge würde, wenn man mal mehr als 5 Positionen einträgt. Die neue Positionserfassung sah zwar schick aus, war aber offenbar nicht besonders performant.

Kommt dazu, dass Invoice3 schon wieder überholt ist. Der Nachfolger ist “Totals”. Ich habe es mir gar nicht mehr angesehen, weil ich nicht jedes Jahr lesen möchte, dass an einem komplett neuen Nachfolger gearbeitet wird und ich beten muss, dass die Datenübernahme dann auch funktioniert.
Totals wurde komplett neu geschrieben und da ich es nicht selbst installiert habe, kann ich nur wenig dazu sagen. Interessant klingt die Option auf Netzwerkfähigkeit, wobei ich nicht weiß, wie das gemeint ist. Es wäre aber schon praktisch, wenn man von mehreren Macs aus auf denselben Datenbestand zugreifen und seine Rechnungen schreiben könnte.

Eine Zeiterfassung ist nicht eingebaut aber es gibt die Anwendung iClockr (oder heißt es jetzt Lumina?) kostenlos. Invoice3 und Totals sollen die erfassten Zeiten übernehmen und abrechnen können.

Mit Totals hat der Entwickler dann gleich verschiedene Ausbau- und Lizenzstufen eingeführt, von 49,- Euro (Basic) bis 239,- Euro (Totals Pro x 5). Da ich nicht weiß, ob diese Programm-Basis jetzt für die nächsten Jahre hält und weiterentwickelt wird, oder ob der Entwickler in zwei Jahren wieder mehr Lust hat etwas komplett neues zu machen, habe ich mich gegen ein Upgrade entschieden.

GrandTotal

GrandTotal finde ich ziemlich gut. Darauf war ich gewechselt nachdem ich lange mit Invoice2 weitergemacht hatte (Ich wollte/konnte nicht auf Invoice3 wechseln, siehe oben). Der Layout-Editor ist gewöhnungsbedürftig, teils etwas fummelig aber ziemlich mächtig. Die Software sieht auch schon seit Jahren so (gut) aus wie jetzt, wird aber im Detail immer weiter entwickelt. Das wirkt konstanter und in vielen Punkten deutlich überlegter als bei Invoice/Totals. Ich würde sogar sagen, dass sich Totals zum Teil an GrandTotal orientiert. Angebote, Rechnungen (auch wiederkehrende) und auch Mahnungen sind möglich. Einkäufe aber nicht.
Fremdwährungen sind möglich und man kann diverse Steuern einstellen, es soll ja Unternehmer geben, die mehr als nur 19% benötigen oder auch mal etwas für 0% ins Ausland verkaufen.

Schön ist die Übersicht mit offenen/fälligen Rechnungen. Das Programmsymbol kann für diese einen Zähler anzeigen. Allerdings nur, wenn das Programm auch gestartet ist.
Zahlungseingänge verwaltet das Programm sehr gut und man kann auch Teilzahlungen erfassen. Man sieht dabei jeweils wann die Zahlung erfolgte und welcher Betrag noch offen ist.

Man kann diverse Layouts für Angebot und Rechnung hinterlegen und man kann pro Kunde einstellen, welches Layout genutzt wird. Ich habe zwar nur ein Layout, kann mir aber gut vorstellen, dass dies für einige sehr praktisch ist.

Allerdings gibt es keine Artikelnummern, nur Artikeltext. Nummern muss man also in die Beschreibung packen wenn man die benötigt.

Eine Zeiterfassung ist nicht enthalten aber GrandTotal arbeitet mit TimeLog aus dem gleichen Hause zusammen, was, wenn man es zusammen mit GrandTotal kauft, nur 10,- Euro extra kostet (Solo kostet es 25,-)
Außerdem kann GrandTotal mit anderen Programmen zusammenarbeiten. Laut Webseite mit “Merlin” (ein Projektplaner), “Things” (ein Aufgabenplaner) und mit “mite” (eine Zeiterfassung).

Als kleinen Bonus gibt es eine kostenlose iPhone-App, GrandTotal for iPhone, wobei der Name stark übertrieben ist. Es ist derzeit nicht mehr als eine Übersicht der offenen und fälligen Rechnungen. Man kann also unterwegs keine Rechnung am iPhone erstellen oder Zeiten erfassen. Schade. Vielleicht kommt da ja in Zukunft noch mehr.

Scopevisio Smart

Die oben genannten Lösungen sind echte Mac-Programme die einmal gekauft und lokal installiert werden. Einen ganz anderen Ansatz verfolgt Scopevisio. Die Smart-Line, die sich in drei Module für verschiedene Anwendungsbereiche aufteilt, läuft in einem Rechenzentrum in Deutschland. Man installiert sich also nur ein Fenster zum Programm und greift dann ausschließlich online auf seine Daten zu. Dafür bezahlt man dann monatlich  9,95 Euro pro Modul.

Die drei Module nennen sich Vertrieb, Abrechnung und Finanzen und können sowohl einzeln auch gemeinsam verwendet werden. Wer einfach nur ein paar Angebote und Rechnungen erstellen möchte, der wählt das Abrechnung-Modul. Wer ein Mahnwesen, etwas Buchhaltung, Anbindung ans Finanzamt etc. benötigt, der nimmt das Finanzen-Modul mit dazu.

Für mich ist der Abrechnungsteil der interessante und so habe ich mir den mal angesehen. Alle Module lassen sich nämlich für 30 Tage kostenlos testen und man muss nicht dran denken irgendetwas zu kündigen. Nach 30 Tagen werden die Daten automatisch gelöscht, wenn man nicht kauft. Für den Online-Zugang sollte man eine flotte Internetleitung haben. Mit DSL-2000-RAM funktioniert es, aber man hat schon immer mal wieder ein paar Sekunden Wartezeiten.

In den Stammdaten kann man sich seine Kunden und seine Produkte und Leistungen anlegen oder diese aus vorhandenen Daten importieren. Angebote können erstellt und zu Rechnungen übertragen werden, wobei die Positionen dann noch weiter bearbeitet werden können, falls ein Kunde ein Angebot zwar angenommen hat, aber eine bestimmte Position nicht oder nicht voll zahlen möchte oder vielleicht sogar den Auftrag erweitert hat. Das ist praktisch.

Für den verwöhnten Mac-Nutzer ist die Oberfläche und die Bedienung allerdings nicht ganz so schön. In dem Anwendungsfenster läuft nämlich eine Java-Anwendung. Hier wurde sich zwar sichtlicht Mühe gegeben, damit die Anwendung nicht ganz so alt aussieht, seine Java-Basis kann sie aber nicht gänzlich verbergen. Spätestens wenn man Daten hochladen möchte, wie z. B. ein Logo für die Rechnungsformulare, wird man eben nicht mit dem Mac-Dateidialog sondern mit der sehr schlichten Java-Variante begrüßt.

Der Druck selbst ist wiederum gut gelöst. Das Rechenzentrum erzeugt ein PDF (das Layout kann man selber anpassen) und dieses wird für den Anwender unmerklich herunter geladen und in der Mac-Vorschau geöffnet. Von hier kann man also mit Bordmitteln drucken und archivieren.

Das Konzept gefällt mir im Grunde sehr gut, auch wenn mir der Preis derzeit zu hoch ist, für die paar Rechnungen die ich schreibe. Interessanter ist das also für diejenigen, die wirklich von ihrem Gewerbe leben und für die 9,95 Euro/Monat eine eher sehr niedrige Wartungskosten-Pauschale für eine Software sind – ich kenne da auch durchaus teurere Lösungen für Betriebe.

Die Bedienung ist gewöhnungsbedürftig, es gibt aber Einstiegs-Assistenten und Hilfen direkt im Fenster für fast alle Bereiche. Wer sich keine Gedanken um Updates oder Datensicherung machen möchte und wer sowohl vom iMac im Büro als auch mit dem MacBook unterwegs an alle Geschäftsvorfälle kommen möchte, der sollte sich dieses Produkt mal ansehen.

Einen etwas ausführlicheren Bericht habe ich hier geschrieben.

Fazit

GrandTotal ist in diverse Sprachen übersetzt und läuft bei mir stabil und sieht gut aus. Mit 69,- Euro ist liegt es im Mittelfeld der genannten Programme. Der Support hat mir bisher schnell geantwortet und es gibt immer mal wieder Updates mit Fehlerbehebungen und neuen Funktionen.

Würde ich heute neu einsteigen, dann würde ich vermutlich als erstes einen Blick auf Revolver Solo werfen. Es ist zwar mit 99,- die teuerste Lösung, scheint aber auch die umfassendste Lösung zu sein mit Option zum Aufstieg auf die Office-Variante. Ob das natürlich relevant ist, muss jeder für sein Unternehmen persönlich entscheiden.

Invoice3 kann ich aus den genannten gründen leider nicht empfehlen. Totals habe ich mir selbst nicht mehr angesehen. Die Netzwerk-Option bei Totals klingt interessant, wie diese Software aber mit Brutto/Netto, Steuern und Währungen umgeht weiß ich nicht. Wenn Ihr hier Erfahrungen habt, bitte schreibt einen Kommentar.

Billings ist, soweit ich das sehe, weiterhin nur auf englisch verfügbar. Wen das nicht stört, der sollte es sich ruhig mal ansehen. Ich hatte vor ein paar Jahren bereits einen sehr guten Eindruck von dieser Software, mich störte die englische Oberfläche und mir war es zu aufwändig, ein deutsches Rechnungslayout zu entwerfen. Vielleicht gibt es solche Layouts aber inzwischen schon fertig. Schreibt einen Kommentar wenn Ihr mit dieser Software schon Erfahrungen habt.