Ordnung in E-Mail

Problem 3 – Was ist zu tun

Wie am Ende von Problem 2 (siehe vorherige Seite) beschrieben ist es ein Problem den Überblick zu behalten über Mails die noch beantwortet werden wollen oder auf eine Reaktion dritter warten.

Es müsste eine Möglichkeit geben – eine einfache Möglichkeit – seine E-Mails zu kategorisieren. Man müsste sagen können, ob eine Mail noch “offen” ist, ob sie auf jemanden wartet oder ob sie erledigt ist.

Und genau das geht mit Apple Mail indem man zwei kleine Erweiterungen installiert:
– Mail Act-On
– MailTags

Vorweg: Mit diesen Tools ist weit mehr möglich. Ich beschreibe hier nur, wie ich es für mich gelöst habe – vielleicht findet Ihr für Euch eine andere Lösung, denn jeder Mensch denkt etwas anders.

Zunächst installiert man beide Erweiterungen.
Dann startet man Apple Mail neu und ruft die Einstellungen auf. Man findet jetzt zwei weitere Eigenschaftenseiten für Mail Act-On und MailTags.

Zunächst geht man nun auf die Einstellung von MailTags und legt sich ein paar Projekte an. Bei mir sind dies:
– offen
– wartet auf
– in Bearbeitung
– erledigt

Nun schaut man sich die Einstellungen von Mail Act-On an. Act-On ist ein Tool, um mit markierten E-Mails schnell eine bestimmte Aktion durchzuführen – im Klartext: man kann mit einem Hotkey bestimmte Regeln auf seine Mails anwenden lassen.
Ich habe mir den “Menu Key” auf die Raute (#) gelegt, weil diese Taste für mich schnell erreichbar und nicht von anderen Tools belegt ist.

Dann legt man sich Regeln an die von Act-On ausgeführt werden können. Was man dabei genau zu beachten hat steht in der Anleitung von Mail Act-On.
Ich habe mir nun folgende Regeln angelegt:
– Act-On: 1 | offen
– Act-On: 2 | in Bearbeitung
– Act-On: 3 | wartet auf
– Act-On: 0 | erledigt

Eine Regel ordnet den markierten Mails dabei jeweils ein MailTags-Projekt zu und vergibt eine Farbe. Für offen ist es ein rötlicher Ton. In Bearbeitung ist gelb. Erledigt ist grün etc.

Mit diesen einfachen Mitteln geht jetzt folgendes:
– Ich bekomme eine Mail und denke: “Hey, da suchst Du mal was raus und antwortest dann – aber nicht jetzt”
– Ich drücke also Ctrl+1 und Act-On führt die “offen”-Regel aus

Im globalen Posteingangsordner sehe ich nun schon alle offenen Mails deutlich weil sie farblich hervorgehoben sind.

Aber es geht noch bequemer:
– Ich habe einen intelligenten Ordner angelegt in dem alle Mails gezeigt werden, die “offen”, “in Bearbeitung” oder im Status “wartet auf” sind.

Ich klicke also einfach auf diesen Ordner und sehe so, was ich noch zu tun habe oder wo ich evtl. mal nachhaken sollte. Ist ein Fall abgeschlossen, so drücke ich Ctrl+0 und die Mail wird als erledigt markiert und taucht fortan nicht mehr in dieser Liste auf.

Wer es jetzt ganz genau nimmt, der kann sich im intelligenten Ordner mit den “ungelesenen” Mails auch noch solche Mails zeigen lassen die er als offen markiert hat und schon hat man seine tägliche Wiedervorlage.

Ich komme mit diesen Möglichkeiten jetzt besser klar als je zuvor. Vielleicht war ja auch für Euch der ein oder andere gute Tipp dabei.