Ordnung in E-Mail

Problem 2 – Überblick über ungelesene Mails

Es hat mich immer gestört, dass ich durch alle Mailkonten klicken musste um alle neuen, ungelesenen Mails zu finden und lesen zu können.
Der E-Mail Client “The Bat” hatte irgendwann mal eine praktische Funktion bekommen um alle ungelesenen Mails, egal aus welchem Konto, gelistet zu bekommen. Thunderbird konnte dies allerdings nicht (ich weiß nicht ob es inzwischen möglich ist)

Am Mac stieg ich dann auf Apple Mail um und dort genau das sehr einfach – nämlich automatisch. Es gibt einen “Eingang”-Ordner unter dem alle Konten angeordnet sind. Klickt man auf “Eingang” so sieht man ALLE E-Mails. Klappt man den Ordner auf und klickt auf ein Konto, dann sieht man eben nur die Mails dieses Kontos. Sehr praktisch und genau das, was ich immer wollte! Durch die Sortierung nach Datum sind die neuesten (und somit die ungelesenen Mails) immer zusammen.

Könnte schon eine tolle Lösung sein. Aber es ging mir nicht weit genug. Noch immer hatte ich eine riesige Liste von E-Mails am Bildschirm die mich in dem Augenblick wo ich Mails lese gar nicht interessiert.
Außerdem kommen immer wieder Spam-Mails mit falschem Datum die dann mühsam herausgesucht werden müssen – da hatte ich nun wirklich keine Lust zu!

Die Lösung
Ich habe einen intelligenten Ordner angelegt namens “!ungelesene Mails”. Die einzige Regel für diesen Ordner ist: “E-Mail ist ungelesen”
Das Ausrufezeichen im Namen sorgt dafür, dass dieser Ordner immer der oberste in der Liste meiner intelligenten Ordner ist.

Kommen nun neue Mails, so tauchen sie automatisch in diesem Ordner auf. Und dort sehe ich wirklich nur die ungelesene Post und kann diese der Reihe nach abarbeiten – egal welches Datum die Mail hat.

Zusätzlich habe ich zwei weitere intelligente Ordner angelegt:
– “Aktuelle Woche” in der alle Mails der laufenden Woche landen (also auch die gelesenen)
– “Letzte Woche” alle Mails der vergangenen Woche.

Allein mit dieser Lösung fahre ich nun seit über einem Jahr sehr gut. Nur eines störte mich jetzt: nicht jede Mail die man gelesen hat ist auch automatisch erledigt. Oft möchte man später antworten – aber wo ist dann die Mail… dann muss wieder suchen. Das geht zwar über “Aktuelle Woche” bzw. “Letzte Woche” sehr gut – aber was, wenn ich erst nach 2 oder 3 Wochen antworten kann? Außerdem sind selbst diese Wochenordner oft sehr voll und ich verliere den Überblick ob ich noch etwas beantworten wollte oder nicht.

Aber auch das ist jetzt gelöst…