Ordnung in E-Mail

Problem 1 – viele Mailkonten

Ich dachte früher, dass es sinnvoll und nötig wäre, für alles mögliche eigene Mailkonten zu führen. Soll ja alles ordentlich sortiert sein.
Nach vielen Jahren sage ich mir endlich: Das ist Quatsch!

Natürlich ist eine gewisse Ordnung sinnvoll – aber das geht auch anders.

Diese Konten hatte ich früher:
– private mail (allerdings auch für ebay und amazon genutzt)
– allgemeine Mail (z.B. für Kontakt über Webseite)
– Webmaster Mail (für Hinweise zu verschiedenen Webauftritten die ich erstellt habe)
– Standardmail des Mailproviders (für Rechnung etc.)
– Podcast Mails
– Mails für zwei Betatest-Foren
– Mails für mich als DJ
– Mails über Chat-Account
– Mails über Mobilen Account
– Spam-Fang-Mail für Newsgroups
– Mails für eine Mailingliste

Hm… keine Vergessen hoffe ich. Ziemlich wild, richtig? Richtig! Aber wenn ich mich so im Internet umschaue und mit verschiedenen Leuten rede, dann sieht das bei vielen nicht unbedingt besser aus.

Mir ging das allerdings ziemlich auf die Nerven und daher habe ich jetzt aufgeräumt. Dabei gibt es zwei Zauberworte:
a) Loslassen
b) Weiterleitung

Mit “loslassen” meine ich, dass man sich von der Vorstellung trennen sollte, dass die ganze Welt die eigene Ordnung akzeptiert. Das klappt nicht – jedenfalls bei mir nicht. Private Mails landeten in jedem Konto. Spam sowieso. Und man selbst muss immer schön aufpassen mit welchem Konto man eine Mail an wen verschickt. Nervig!
Lässt man einfach mal los und sagt sich: “dann landet eben alles in einem Ordner und ich sortiere es dann – was ich ja sowieso mache”, dann hat man schon mal eine Option: einige Konten einfach auflösen!

Mit “Weiterleitung” ist gemeint, dass nicht jede Mail-Adresse auch ein eigenes Konto sein muss. Eigentlich reicht es doch, wenn man ein Sammelkonto hat und die verschiedenen Adressen als reine Weiterleitung zu diesem Sammelkonto anlegt.
Vorteile:
– man kann sehr viel mehr davon anlegen wenn man denn möchte
– man kann sehr einfach eine Adresse anlegen (für einen Shop z.B.) und diese ganz einfach löschen (ohne etwas zu verlieren) wenn ein Einkauf abgeschlossen ist. Spam kann so eingedämmt werden ohne großen Aufwand.
– man kann das Sammelkonto jederzeit ändern und einfach die Weiterleitungen anpassen – nach außen ändert sich nichts.
– man kann die Weiterleitungen leicht anpassen um im Urlaub die Mails woanders hin zu bekommen oder um die Mails an mehrere Konten(!) zu verteilen.

Ich schritt also zur Tat und legte folgendes an:
– Allgemeine Mails (privat, geschäftlich – alles landet hier!)
– Shopping Sammelkonto (für ebay, amazon, etc.)
– Betatest Mails (die brauche ich nur an einem Rechner abholen, daher soll das getrennt bleiben)

Nur noch 3 Mailkonten. Schon deutlich übersichtlicher im E-Mail Client!

Jetzt noch folgende Weiterleitungen angelegt:
– von den alten Kontonamen auf “Allgemein” weitergeleitet. Das ist übergangsweise zur Abwärtskompatibilität mit der Welt geschehen smile
– eine Weiterleitung für ebay – und diese bei ebay eintragen.
– eine Weiterleitung für amazon – und diese bei amazon eingetragen.
ebay und amazon landen im Shopping-Sammelkonto. Im Urlaub brauche ich dieses unterwegs nicht abrufen und spare mir so Werbemails etc.

Nun habe ich zwar immer noch mehrere Mail-Adressen. Das ist gut so – aber ich muss nicht mehr alle als Konto im Mail-Client anlegen und abrufen. Die verschiedenen Empfängeradressen sind nur noch gedacht, um später eine einfache Sortierung und Archivierung vornehmen zu können.

In Apple Mail kann ich nun nämlich ganz einfach eine Regel anlegen um alle Mails, die an die ebay-Adresse gegangen sind, in einen Ordner zu verschieben (wenn ich das denn wollte) oder eine Farbe zuzuordnen etc.
Ich sortiere also nicht mehr über E-Mail Konten, sondern über gespeicherte Suchen bzw. Intelligente Ordner. Ich finde das deutlich praktischer weil ich so alle Mails zusammen habe (in einem Konto) aber trotzdem eine dynamische Gliederung/Trennung vornehmen kann.

Versucht Euch also von unnötigen Mail-Konten zu befreien. Versucht es mal mit Weiterleitungen die schneller angelegt und bei Bedarf auch wieder gelöscht sind.