Ordnung in E-Mail

Heutzutage läuft immer mehr über E-Mail. Man hat in der Regel mehrere E-Mail Konten und man bekommt täglich eine Flut von Nachrichten. Viele davon sind nicht nur zur eigenen Information sondern erfordern eine bestimmte Aktion von einem. Oft sind einfache Antworten gefordert. Häufig muss aber erst selber recherchieren oder Daten zusammentragen um eine entsprechende Antwort zu verschicken.
Was aber, wenn man gerade jetzt keine Zeit hat? In spätestens einer Woche sieht man aber diese Mail nicht mehr weil so viele neue eingegangen sind.

Ich habe lange gegrübelt und meine Lösungsansätze immer weiter ausgearbeitet. Inzwischen habe ich ein System gefunden, mit dem ich ziemlich gut klar komme. Wenn Ihr auch eine Möglichkeit sucht um in der täglichen Mailflut den Durchblick zu behalten, dann lest weiter.

Bevor ich den Weg zu meiner aktuellen Lösung beschreibe möchte ich noch mal kurz das Problem verdeutlichen.
Übrigens: Die Lösungen beziehen sich, wenn es um die Software geht, auf den Mac und Apple Mail. Es sollte aber für andere Mail-Clients ähnliche Lösungen geben.

Problem 1:
Ich habe mehrere E-Mail Konten (alle POP3). Diese hatte ich ursprünglich thematisch angelegt: Private Mail, Mail für mich als Webmaster für verschiedene Webauftritte, geschäftliche Mail, Anti-Spam-Postfach für diverse Anmeldungen bei Shops, für verschiedene Mailinglisten, für Foren etc.
Tatsache ist aber, dass private Mails auf nahezu jedem Konto eintreffen und die strickte Trennung auch nicht immer durchgehalten werden kann.

Problem 2:
Egal auf welchem Konto eine Mail eintrifft – ich möchte sie lesen. Und zwar ohne jedes mal alle Konten durch zu scrollen und alle anklicken zu müssen. Außerdem möchte ich keine endlose Liste von Mails sehen sondern genau die, die noch nicht gelesen wurden. Der Rest interessiert mich ohnehin nicht mehr – und wenn doch, dann muss ich ohnehin suchen oder in den entsprechenden Projektordner klicken wo ich diese Mails abgelegt habe.

Problem 3:
Immer wieder fühle ich mich zu einer Antwort genötigt. Man verursacht sich selbst Stress indem man glaubt immer sofort antworten zu müssen. Man meint dies tun zu müssen, weil man es sonst evtl. vergisst. Die Mail ist ja bereits gelesen und verschwindet zwischen hunderten von anderen Mails.
Als “ungelesen markieren” hilft auch nicht. Denn geht man in das Postfach, so wird diese mail häufig wieder markiert und ist somit wieder als gelesen markiert.
Es müsste also eine Möglichkeit der Wiedervorlage geben.

Nachfolgend möchte ich beschreiben, wie ich diese drei Probleme für mich gelöst habe oder dabei bin diese zu lösen.